Allestire la nomina online: ecco come funziona nel self service
- Creare candidature per la piattaforma di nomina
- Effettuare l’upload dell’elenco degli aventi diritto alla candidatura
- Inviare gli inviti e avviare la nomina online
Piattaforma di nomina: allestire la candidatura
Per iniziare, devi registrarti oppure effettuare il log-in nell’Online Voting Manager POLAYS. Fai click nel menu su “Nuovo progetto” e seleziona “Piattaforma di nomina“. Fai ora click nel campo “Nomina senza nome” e assegna un nome al tuo progetto.
Fai click sulla tab “Candidatura”. Qui crei le candidature/nomine/organi che gli aventi diritto alla nomina possono utilizzare per la presentazione delle loro candidature. Assegna un titolo alla candidatura e fai quindi click sul punto di menu “Regole”. Ora puoi scegliere tra un’autonomina, una nomina altrui oppure una nomina di lista:
- Autonomina: gli aventi diritto alla candidatura possono nominare sé stessi? Allora scegli questa opzione
- Nomina altrui: gli aventi diritto alla nomina propongono qui un’altra persona per una candidatura
- Nomina di lista: in questo caso si propongono intere liste come candidatura
Nel caso delle nomine di lista e altrui, puoi aggiungere alla tua candidatura delle colonne, ad esempio per i nomi e i cognomi dei candidati, gli indirizzi o altri dati, e mostrare oppure nascondere il nome della lista e / o il titolo delle colonne.
Avvertenza: se desiderassi impiegare la feature ”Lista di candidati in cui è possibile condurre ricerche e assenso digitale”, puoi creare qui solo una colonna. Tutte le candidature già disponibili saranno eliminate per motivi tecnici nel momento dell’ordinazione della feature.
Nell’autonomina è possibile selezionare se debba essere indicato un sostituto. Nelle nomine di lista puoi inoltre permettere agli aventi diritto alla candidatura di inserire un incaricato di lista che sia responsabile dell’organizzazione della lista. Questo dato può essere obbligatorio oppure opzionale.
Naturalmente puoi anche combinare tutti i tre procedimenti in un progetto di nomina. In seguito, ti spieghiamo le ulteriori opzioni per l’allestimento delle candidature:
Import/export: le candidature possono anche essere importate o esportate in formato Excel. Utilizza per l’importo il pratico modello Excel che trovi sotto alla tab “Import e export” nel riquadro blu.
Consiglio POLYAS: desideri concedere ai nominanti l’opportunità di effettuare l’upload di file come scansioni di dichiarazioni di assenso, liste con firme di supporto oppure informazioni sui candidati? Allora ordina la feature “Upload di file durante la nomina”, che trovi sotto alla tab “Feature” nell’Online Voting Manager. Successivamente puoi stabilire l’upload di file nelle regole per la nomina.
Creare l’elenco degli aventi diritto alla candidatura
Stabilisci ora chi possa nominare. Fai click sulla tab “Aventi diritto alla candidatura”. Nella piattaforma di nomina POLYAS puoi scegliere tra due opportunità: puoi creare manualmente la lista degli aventi diritto alla candidatura oppure effettuare l’upload dell’elenco sotto forma di file Excel.
Upload dell’elenco: soprattutto in presenza di un grande quantitativo di aventi diritto alla nomina è consigliabile effettuare l’upload della lista delle persone autorizzate. Per fare ciò, fai click su “Import & Export”. Fai click sul simbolo dell’ingranaggio e poi su “Import”. Qui trovi un pratico modello Excel che puoi utilizzare per la creazione del tuo elenco.
Allestimento manuale: per l’allestimento manuale è sufficiente che tu inserisca gli indirizzi e-mail degli aventi diritto alla nomina negli appositi campi alla voce “Elenco”. Nella cartella “Attributi” puoi aggiungere ulteriori colonne al tuo elenco, ad es. nome e cognome degli aventi diritto alla nomina oppure un codice di membro.
Definizione dello ID: uno degli attributi funge da ID, che assieme alla password generata da POLYAS costituisce i dati di accesso per la nomina online. Seleziona ad esempio l’indirizzo e-mail oppure il codice membro degli aventi diritto alla candidatura facendo click sul simbolo del cerchio nella relativa colonna.
Attributi pubblici: contrassegna come “pubblici” gli attributi che devono apparire nei risultati per tutti i nominanti nel processo di nomina e per tre in qualità di organizzatore. Osserva in tale ambito che deve essere possibile una identificazione univoca tramite un adeguato quantitativo e un’adeguata selezione di attributi pubblici. Combina ad esempio più dati personali come nome, cognome e settore (di lavoro), e seleziona l´ID. Tramite la successione delle righe puoi determinare la successione con la quale gli attributi pubblici devono essere mostrati.
Consiglio POLYAS: l’allestimento del tuo elenco digitale funziona nella nomina online esattamente come nell’elezione online. Qui trovi istruzioni dettagliate >
Condurre un test, stabilire l’intervallo di tempo, e inviare gli inviti
Per completare l’allestimento della piattaforma di nomina POLYAS servono solo poche altre fasi, da svolgere nella tab “Quadro generale”:
- Testare la nomina: fai click in basso a destra sul pulsante “Test” per verificare se hai allestito correttamente la tua nomina online. L’invito al test può essere inviato ad un massimo di cinque persone. Gli attributi pubblici dei nominanti sono, in caso di nomina di test, solo gli indirizzi e-mail delle persone di test.
- Stabilire l’intervallo di tempo: fai click nell’Online Voting Manager POLYAS sulla tab “Quadro generale” e poi sul link accanto a “Intervallo di tempo”. Gli inviti per e-mail per gli aventi diritto alla candidatura vengono inviati di standard nel momento che hai stabilito come punto di partenza della tua nomina online. Tuttavia, puoi anche adeguare il momento dell’invio delle e-mail.
- Realizzare l’invito: fai click nell’Online Voting Manager POLYAS sulla tab “Quadro generale” e poi sul link accanto a “Invito”. Puoi adeguare il testo della e-mail. Non devi cancellare solo le variabili ID-utente e la password, poiché qui vengono inseriti automaticamente i dati di accesso per gli aventi diritto alla candidatura. Tuttavia, puoi aggiungere ulteriori variabili.
- Pagare la nomina e partire: con il pagamento avvii la tua nomina nel momento precedentemente selezionato. Fai click a tale scopo su “Ultima”. Qui trovi i nostri prezzi >
Consiglio POLYAS: anche il test, la definizione di un intervallo di tempo e la creazione dell’invito funzionano sulla piattaforma di nomina in modo analogo all’elezione online. Quindi, per ulteriori informazioni, dai un’occhiata nel nostro centro assistenza per l’elezione online. Scopri ulteriori informazioni >
Candidature pervenute/scaricare nomine
Non appena il progetto di nomina sarà stato avviato, tramite la tab “Nomine” puoi scaricare in qualsiasi momento sotto forma di file Excel le candidature pervenute.
Non appena la nomina online sarà terminata, nella tab “Nomine” puoi scaricare lo status della nomina nonché tutte le candidature pervenute. Puoi scegliere tra file di formato Excel e PDF. Se dovessi avere ordinato la feature “Upload di file“, puoi anche scaricare sotto forma di file ZIP i file di cui gli aventi diritto alla candidatura hanno effettuato l’upload.
