Comment ajouter des membres à votre organisation
- Répartir les tâches de planification d’un projet au sein d’une équipe
- Travailler sur des projets en équipe
- Limitation à certains droits
1) Qu’entend-on par organisation ?
Chaque compte utilisateur/utilisatrice créé dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS est considéré comme une organisation autonome. Chaque organisation est clairement identifiée par l’adresse e-mail enregistrée dans le compte.
Un exemple :
Luc Martin, responsable des élections du club de voile « La voile bleue », crée un compte dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS avec son adresse e-mail : l.martin@lavoilebleue.fr.
Dans son profil et sous le champ « Organisation », il enregistre également le nom de l’association « Club de voile La voile bleue ».
M. Martin crée ainsi, via son compte l.martin@lavoilebleue.fr, une organisation indépendante dont il est le seul membre. Il lui a lui-même attribué le nom d’organisation « Club de voile La voile bleue ». Ce nom ne peut toutefois pas être utilisé s’il souhaite ajouter d’autres utilisateurs/utilisatrices à son organisation, car un doublon fortuit avec d’autres organisations est possible. Ce qui est donc déterminant ici, c’est l’adresse e-mail unique qui permet d’identifier cette organisation.
Béa Bonnet, porte-parole du club de voile « La voile bleue », et Charlie Colonni, responsable du contrôle de gestion au sein du club, doivent aider M. Martin à planifier le vote en ligne du club et pour cela, ils doivent être ajoutés à l’organisation de M. Martin.
Pour cela, tous deux doivent d’abord se créer un compte dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS avec leurs adresses e-mail personnelles (b.bonnet@lavoilebleue.fr et c.colonni@lavoilebleue.fr).
De cette manière, ils ont ainsi créé leur propre organisation (l’organisation de b.bonnet@lavoilebleue.fr et l’organisation de c.colonni@lavoilebleue.fr) puisque, comme nous l’avons vu précédemment, chaque compte d’utilisateur/utilisatrice est considéré comme une organisation autonome.
Ces trois collaborateurs du club de voile appartiennent donc actuellement à trois organisations différentes, dont chacune ne compte qu’un seul membre.
2) Comment ajouter des membres à une organisation ?
Pour le moment, seul le service clients de POLYAS est en mesure d’ajouter des utilisateurs et des utilisatrices à une organisation existante en utilisant la gestion des droits dans le gestionnaire de vote en ligne et en recherchant puis modifiant l’organisation des utilisateurs/utilisatrices devant être déplacés.
Dans notre exemple, nous avons donc Mme Bonnet et M. Colonni, lesquels doivent intégrer l’organisation de M. Martin ou s’y affilier. Pour cela, l’organisation doit être modifiée dans le compte de Mme Bonnet et de M. Colonni en saisissant l’adresse e-mail de l’organisation de M. Martin, à savoir l.martin@lavoilebleue.fr.
Si un membre de l’organisation (p. ex. M. Martin) a accès à la gestion des droits de l’organisation, celui-ci verra alors apparaître « l.martin@lavoilebleue.fr » dans les comptes de M. Colonni et de Mme Bonnet sous « Adresse e-mail de l’organisation ». Le champ « Organisation » dans le compte de M. Colonni et de Mme Bonnet a également été modifié : il contient désormais le nom que M. Martin a défini pour son organisation.
En revanche, les champs « Adresse e-mail » et « Nom » n’ont pas changé pour ces deux personnes, qui appartiennent certes à l'organisation de M. Martin, mais qui restent des utilisateurs indépendants du gestionnaire de vote en ligne POLYAS.
Remarque : Veuillez noter que dans notre exemple, les organisations personnelles de Mme Bonnet et de M. Colonni vont disparaître puisqu’ils ont rejoint l’organisation de M. Martin.
3) Comment peut-on interagir en tant qu’utilisateur/utilisatrice au sein d’une organisation ?
Par défaut, les membres d’une organisation ont accès à tous les projets électoraux des autres membres de l’organisation. Dans notre exemple, Mme Bonnet et M. Colonni ont désormais accès à tous les projets électoraux de M. Martin. Inversement, M. Martin a accès aux projets de Mme Bonnet et de M. Colonni, et ces derniers ont également accès aux projets créés entre eux.
Utilisateurs/utilisatrices au sein d’une organisation.
Les projets des participant(e)s de l’organisation se trouvent dans le tableau de bord de leur compte dans le gestionnaire de vote en ligne, sous la partie « Projets partagés ».
Chaque projet électoral dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS est attribué à une personne ou à un compte utilisateur (adresse e-mail). Il n’est pas possible de créer des projets au niveau de l’organisation. Un projet doit toujours se trouver dans le compte d’un membre de l’organisation et ne peut être traité par les autres membres que via le regroupement en une organisation.
Afin de limiter ou de cibler l’accès aux projets électoraux des autres membres de l’organisation, il est possible d’attribuer des rôles avec des droits spécifiques au niveau de l’organisation.
3.1 Attribuer des rôles au sein de l’organisation
Si un membre de l’organisation (par ex., M. Martin) a accès à la gestion des droits de l’organisation, des rôles peuvent être attribués au niveau de l’organisation dans la gestion des droits du gestionnaire de vote en ligne POLYAS. Pour cela, recherchez l’utilisateur/utilisatrice concerné(e) et cliquez sur le rôle affiché sous l’intitulé « Rôle(s) ».
Fenêtre modale dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS.
Fenêtre modale dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS.
Dans la fenêtre modale qui s’ouvre, il est désormais possible de définir des rôles pour le traitement des projets électoraux au niveau de l’organisation pour tous les membres.
Dans notre exemple, M. Colonni doit donc pouvoir gérer les factures pour tous les projets électoraux. Pour cela, il se verra attribuer le rôle d’« Accès aux factures et aux résultats ». Une fois que ce rôle a été défini dans la fenêtre modale et que l’opération a été enregistrée en cliquant sur « Enregistrer les rôles », M. Colonni peut uniquement consulter l’aperçu du projet et les fonctionnalités souscrites dans des projets de M. Martin ou de Mme Bonnet, mais ne peut rien modifier. Pour tous les projets finalisés, il a la possibilité de télécharger les résultats. En outre, dans le menu latéral, puis sous « Factures », il verra maintenant apparaître sous « Factures disponibles » toutes les factures de tous les projets électoraux des participant(e)s de l’organisation et il pourra les télécharger.
Exemple d’un projet électoral finalisé dans lequel un membre de l’organisation dispose du droit « Accès aux factures et aux résultats ».
De la même manière, le rôle de « Gestion des e-mails de convocation au vote » peut être attribué à Béa Bonnet. Elle aura ainsi accès aux e-mails des convocations pour les projets de M. Martin et de M. Colonni et pourra s’en occuper. Elle conserve également un droit de lecture sur l’aperçu du projet ainsi que sur les fonctionnalités souscrites.
Remarque : Veuillez noter que les droits attribués au niveau de l’organisation sont toujours valables pour tous les projets de tous les membres de cette organisation. Il n’est pas possible d’attribuer un rôle à un projet électoral spécifique uniquement. Il est toutefois possible d’attribuer plusieurs rôles à un même membre au niveau de l’organisation.
Pour l’attribution de rôles spécifiques à un projet, veuillez souscrire à la fonctionnalité « Gérer des projets en commun ».
Droits au sein d’une organisation.
3.2 Différence entre des droits au niveau de l’organisation et des droits au niveau de l’utilisateur/utilisatrice
Le(s) rôle(s) au niveau de l’utilisateur/utilisatrice définissent les droits dont ceux-ci disposent dans leurs propres projets électoraux. Par défaut, les utilisateurs/utilisatrices ont le droit d’accéder à tous les contenus et actions de leurs propres projets électoraux, ainsi qu’aux factures et aux paramètres de profil. Ce rôle minimal de « Gestion du profil individuel » ne doit jamais être complètement supprimé, car il est nécessaire pour qu’un(e) utilisateur/utilisatrice puisse se connecter.
Les rôles au niveau de l’organisation concernent les projets de l’organisation auxquels les utilisateurs/utilisatrices ont été affilié(e)s. Un rôle qui a été attribué au niveau de l’organisation à un(e) utilisateur/utilisatrice est valable pour tous les projets des autres membres de l’organisation.
Si, par exemple, l’utilisateur/utilisatrice dispose du droit de « Gestion du registre », il/elle peut modifier le registre dans tous les projets électoraux en cours de tous les membres de son organisation. Ce droit est indépendant du type de projet (vote en ligne, Live Voting, nominations) et des propriétaires de projet.
Les rôles au niveau de l’organisation et de l’utilisateur/utilisatrice définissent donc chacun un droit se rapportant à des niveaux différents : ils ne se superposent pas et aucun niveau n’est subordonné à l’autre.
