Ce à quoi vous devez prêter attention lors du déroulement de votre événement avec le Live Voting de POLYAS
- Astuces pour préparer le Live Voting
- Répartition des différentes tâches et guides explicatifs
- Infos sur le déroulement des tours de scrutin numériques
Préparation du Live Voting
Afin de vous préparer de manière optimale pour le Live Voting, vous devez clarifier au préalable avec votre équipe qui effectuera les différentes tâches pendant l’événement et communiquer toutes les informations pertinentes à ce sujet. Vous aurez besoin d’au moins une personne pour utiliser le cockpit du Live Voting POLYAS, laquelle lancera les tours de scrutin et publiera les résultats en direct. Nous vous recommandons en outre de toujours désigner un(e) remplaçant(e) pour chaque tâche, afin de pallier une absence de dernière minute.
Il est préférable que la personne ou l’équipe qui utilisera le cockpit du Live Voting s’entraîne au préalable pour se familiariser avec le fonctionnement de l’outil de vote. Il est possible pour cela d’effectuer des votes de test.
Pour l’équipe du cockpit, vous devez mettre à disposition les informations suivantes :
- Plan du déroulement de l’événement et des résolutions à voter. Prévoyez ici suffisamment de temps pour chaque tour de scrutin. Selon la complexité des bulletins de vote et le nombre d’électeurs/électrices, 3 à 15 minutes sont à prévoir en moyenne.
- Bulletins de vote pour les résolutions à voter. Préparez toutes les résolutions à voter dans le gestionnaire de vote en ligne ou dans le cockpit du Live Voting et si nécessaire, créez des modèles pour les seconds tours ou les amendements de dernière minute.
- Liste récapitulative des électeurs/électrices (avec leur contact si nécessaire)
- En cas de problème : le contact de l’assistance POLYAS (support@polyas.fr). Veuillez tenir compte de nos heures d’ouverture ou prenez un rendez-vous avec notre assistance en direct payante. Si cela n’a pas été arrangé à l’avance, nous ne pouvons malheureusement pas garantir une réponse à temps aux questions par e-mail. Plus d’informations >
- Liens et instructions complémentaires concernant les fonctionnalités que vous utilisez.
Planifier un événement avec Live Voting, photo : Canva®
Nous vous recommandons les supports d’informations suivants pour votre gestion des élections :
Vos électeurs/électrices peuvent, quant à eux, utiliser les guides explicatifs suivants :
En outre, si vous organisez un événement en ligne ou hybride, vous devez prévoir un outil numérique externe de streaming ou de réunion. Celui-ci peut être utilisé parallèlement au Live Voting de POLYAS pour la communication. Dans ce cas, il est recommandé de créer une page d’événement pour vos participant(e)s en ligne, sur laquelle se trouvera un lien d’accès à tous les outils et instructions importants. Vous pouvez également utiliser notre fonctionnalité « Intégration via iFrame ».
Déroulement du Live Voting
Le Live Voting est activé dès le moment du lancement et s’utilise en parallèle de l’événement. Commencez donc normalement votre événement et utilisez le Live Voting lorsqu’il est question d’élections ou de résolutions à voter.
Nous vous recommandons d’effectuer un tour de scrutin de test avant de lancer le premier vote. Vous pouvez par exemple y demander qui est présent dans l’assistance et déterminer ainsi le quorum.
Bulletin de vote dans le Live Voting Cockpit.
Procédez ensuite comme décrit ci-dessous pour chaque tour de scrutin :
- Début du vote : Grâce à la fonction d’aperçu, vous pouvez vérifier vous-même si la présentation et les règles de vote sont en ordre avant le lancement. Vous pouvez également annoncer aux participant(e)s de combien de temps ils/elles disposent pour voter.
- Fin du vote : Si vous souhaitez connaître la participation, consultez le nombre de bulletins de vote reçus sous « A voté : ». Si nécessaire, demandez à l’assistance si quelqu’un a besoin d’aide ou de plus de temps.
- Affichage des résultats : Le résultat est calculé automatiquement. Vous pouvez personnaliser l’affichage du résultat si vous le souhaitez, puis le publier pour les participant(e)s.
Entre l’affichage des résultats et les scrutins, vous pouvez formater et publier des textes d’informations pour annoncer une pause ou le point suivant à l’ordre du jour. Ces textes peuvent être créés dans le cockpit du Live Voting dès que la préparation du Live Voting a été finalisée dans le gestionnaire de vote en ligne.
