Gérer des projets en commun
Comment gérer un projet électoral en équipe
- Déléguez des tâches pour l’organisation de votre projet électoral
- Obtenez différents droits d’accès
- Donnez à vos collègues un aperçu des résultats
La fonctionnalité « Gérer les projets en commun » vous permet d’organiser un projet électoral avec vos collègues. Vous pouvez également définir le rôle et les autorisations de chacun(e) dans la mise en place du projet électoral.
Remarque : Cette fonctionnalité est disponible pour le vote en ligne, le Live Voting et la plate-forme de nominations et elle est actuellement disponible en version bêta.
Souscription à la fonctionnalité
Encadré de la fonctionnalité « Gérer des projets en commun » dans un vote en ligne.
Si vous souhaitez souscrire à la fonctionnalité « Gérer les projets en commun », veuillez vous adresser à notre service d’assistance POLYAS. Nous effectuerons la réservation de la fonctionnalité pour vous. Pour cela, envoyez un e-mail à support@polyas.de
Inviter d’autres utilisateurs/utilisatrices
Pour inviter vos collègues, retournez dans l’aperçu du projet. Cliquez sur « Utilisateurs/utilisatrices » puis sur « Inviter d’autres utilisateurs/utilisatrices » et un encadré s’ouvre.
Sous l’onglet « Utilisateur/utilisatrice », vous pouvez désormais inviter vos collègues. Saisissez pour cela leurs adresses e-mail et attribuez-leur un rôle spécifique.
Ajouter de nouveaux utilisateurs à un projet de vote en ligne.
Attribuer des rôles aux utilisateurs/utilisatrices
Après avoir saisi l’adresse e-mail de la personne à inviter, vous pouvez lui attribuer un ou plusieurs rôles spécifiques. Ces rôles définissent les droits des utilisateurs/utilisatrices lors de la configuration des élections et ce à quoi ils/elles ont accès. Ceci permet d’optimiser le processus de configuration.
Il existe sept rôles spécifiques :
- Accès illimité
- Accès au projet électoral en mode lecture
- Accès aux factures et aux résultats
- Gestion du projet électoral
- Gestion des bulletins de vote
- Gestion du registre
- Gestion des e-mails de convocation au vote
Si vous donnez à un(e) utilisateur/utilisatrice le rôle d’accès illimité, il/elle disposera des mêmes accès que vous, en tant que propriétaire du projet. L’utilisateur/utilisatrice peut entreprendre toutes les options de modification et peut même finaliser ou supprimer le projet électoral.
L’accès en mode lecture pour les projets électoraux permet aux utilisateurs/utilisatrices de consulter le projet électoral, y compris les bulletins de vote, le registre des électeurs ou des ayants droit à la proposition, les fonctionnalités, les résultats et les factures. Ce rôle n’implique aucun droit d’édition.
Les rôles Accès aux factures et aux résultats et Gestion des e-mails de convocation au vote sont spécialement conçus pour les tâches des responsables du contrôle de gestion ou du marketing. Ainsi, les utilisateurs/utilisatrices du contrôle de gestion ayant le rôle d’« Accès aux factures et aux résultats » peuvent uniquement consulter les factures et les résultats. En revanche, les utilisateurs/utilisatrices de « Gestion des e-mails de convocation au vote » ont accès en mode lecture et écriture à la convocation de vote et accès en mode lecture à l’aperçu du projet électoral.
Les trois derniers rôles, Gestion des bulletins de vote, Gestion du registre et Gestion du projet électoral, sont utiles si vous souhaitez répartir les tâches par domaine d’activité.
Le rôle de Gestion du registre comprend les droits suivants :
- Consulter et modifier le registre des électeurs ou des ayants droit à la nomination
- Consulter l’aperçu du projet électoral
- Consulter les fonctionnalités
Les utilisateurs/utilisatrices ayant le rôle de Gestion des bulletins de vote peuvent :
- Consulter et modifier les bulletins de vote ou propositions électorales
- Consulter l’aperçu du projet électoral
- Consulter les fonctionnalités
Si un(e) utilisateur/utilisatrice dispose du rôle de Gestion du projet électoral, il/elle dispose des droits du rôle « Accès au projet électoral en mode lecture » ainsi que « Gestion des bulletins de vote » et « Gestion du répertoire ». De plus, il/elle peut :
- Souscrire à des fonctionnalités et les modifier
- Consulter les résultats
- Avoir accès au cockpit du Live Voting et y travailler
Lorsque vous avez attribué un ou plusieurs rôles à un(e) utilisateur/utilisatrice, cliquez ensuite sur « Ajouter ». Il/elle apparaît maintenant dans le tableau en dessous, éventuellement sous les utilisateurs/utilisatrices que vous avez invité(e)s précédemment. Si vous avez ajouté une personne par erreur ou si vous souhaitez la désinviter, cliquez sur l’icône de la corbeille à droite.
Une fois que vous avez ajouté, supprimé ou adapté les rôles de tous les utilisateurs/utilisatrices souhaité(e)s, cliquez sur le bouton vert « Enregistrer ».
Aperçu du projet d’un vote en ligne avec un utilisateur/une utilisatrice ajouté(e).
Remarque : Dans l’aperçu du projet, les adresses e-mail que vous avez ajoutées sont désormais affichées sous « Utilisateurs/utilisatrices ». Si vous passez avec votre souris sur l’icône bleue à côté des adresses e-mail, les rôles de ces personnes s’affichent également. Vous pouvez à tout moment ajouter d’autres utilisateurs/utilisatrices ou supprimer ceux ou celles que vous avez déjà ajouté(e)s avant de finaliser l’étape, et ce, en cliquant simplement sur l’une des adresses e-mail affichées.
Accès aux projets
Si vous avez invité un utilisateur/une utilisatrice à participer à votre projet, il/elle reçoit un e-mail l’invitant à participer au projet. Il/elle verra également le projet dans son tableau de bord du gestionnaire de choix en ligne POLYAS sous le filtre « Disponible », et ce, une fois qu’il a sélectionné « Projets disponibles » dans le filtre « Mes projets ». Dans l’aperçu des projets, seuls les projets auxquels cette personne a été invitée en tant qu’utilisateur/utilisatrice seront alors affichés.
Remarque : Toutes les personnes invitées reçoivent un e-mail après la convocation. Les collègues disposant d’un compte dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS sont informé(e)s dans cet e-mail du ou des rôles qui leur ont été attribué(e)s et trouvent un lien vers le projet. Si un(e) collègue n’a pas encore de compte dans le gestionnaire de vote en ligne, il/elle trouvera dans l’e-mail un lien vers l’enregistrement, qu’il/elle pourra effectuer gratuitement avant de pouvoir accéder au projet.
