Travaillez sur votre projet électoral en équipe
- Partagez le travail d’organisation des élections avec votre équipe
- Bénéficiez de plusieurs accès au système de vote
- Permettez à vos collègues de voir les résultats du vote
Avec la fonctionnalité « Gérer des projets en commun », vous pouvez partager l’organisation de votre projet électoral avec jusqu’à dix collègues de travail. Vous pouvez également déterminer du rôle et des autorisations dont chacun disposera lors de la configuration du vote.
Remarque : Ci-dessous, nous vous présentons la fonctionnalité applicable au vote en ligne. Cette fonctionnalité peut cependant également être utilisée pour le Live Voting ou la plate-forme de nominations et être mise en place dans ces cas de la même manière que pour le vote en ligne.
Souscrire à la fonctionnalité
Si vous souhaitez souscrire à la fonctionnalité « Gérer des projets en commun », veuillez contacter l’assistance POLYAS. Nous effectuerons la souscription pour vous. Écrivez-nous à l’adresse e-mail support@polyas.fr.
Inviter d’autres utilisateurs
Avant d’inviter vos collègues à se joindre à votre projet, vous devez créer un compte dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS. L’inscription est gratuite et se fait un rien de temps.
Pour inviter vos collègues, retournez ensuite dans l’aperçu de votre projet. Dans la partie « Utilisateurs/utilisatrices », cliquez sur « Inviter d’autres utilisateurs » et une fenêtre s’ouvrira.
Sous l’onglet « Utilisateurs/utilisatrices », vous pouvez désormais inviter vos collègues. Saisissez pour cela l’adresse e-mail avec laquelle vos collègues se sont inscrits dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS et attribuez leur un rôle.
Attribuer des rôles aux utilisateurs
Une fois que vous avez saisi l’adresse e-mail de la personne à inviter, vous pouvez lui attribuer un rôle spécifique. Les rôles permettent de définir de quelles autorisations les utilisateurs disposent pendant la configuration du vote et ce à quoi ils auront accès. Ceci vous permet d’optimiser le processus de configuration du vote.
Il existe sept rôles différents :
- Accès complet
- Lire l'accès
- Accès aux factures
- Administration électorale
- Administration des bulletins de vote
- Gestion des listes électorales
- Accès aux invitations par courrier électronique
Si vous attribuez le rôle d’Accès complet à un(e) utilisateur/utilisatrice, cette personne disposera des mêmes droits d’accès que vous, en tant que créateur/créatrice du projet. En d’autres termes, l’utilisateur/utilisatrice pourra démarrer le projet électoral, l’interrompre ou le supprimer.
L’ Lire l'accès permet à l’utilisateur/utilisatrice d’avoir un aperçu sur tous les domaines du projet. De plus, cette personne pourra télécharger la facture ainsi que les résultats du vote. Ce rôle n’autorise pas à effectuer des modifications.
Les rôles de Accès aux invitations par courrier électronique et Accès aux factures sont spécialement conçus pour les collègues qui sont spécialisés dans ce domaine. Les utilisateurs controlling pourront ainsi lire et télécharger la facture et les résultats du vote. Quant aux utilisateurs marketing, ils pourront à la fois écrire et lire la convocation électorale ainsi que le rappel de vote ou les textes du système personnalisés (si ces fonctionnalités ont été souscrites).
Les trois derniers rôles de Administration électorale, Administration des bulletins de vote et Gestion des listes électorales vous seront utiles si vous souhaitez diviser les tâches dans l’organisation du vote.
Le rôle de Gestion des listes électorales octroie la fonction suivante :
- Écrire et lire le registre des électeurs
Les utilisateurs ayant le rôle de Administration des bulletins de vote peuvent quant à eux :
- Écrire et lire les bulletins de vote
- Gérer les groupes d’électeurs
Les utilisateurs ayant le rôle de Administration électorale disposent des autorisations à la fois de Gestion des bulletins de vote et du registre des électeurs. Ils peuvent en outre :
- Gérer les fonctionnalités
- Écrire et lire les convocations électorales
Une fois que vous avez attribué un rôle à vos utilisateurs, cliquez sur « Inviter » pour finaliser le processus. Tous les utilisateurs que vous aurez invités apparaîtront alors dans le tableau tout en bas. Si vous avez invité une personne par erreur et si vous souhaitez l’effacer, cliquez sur le symbole de la corbeille à droite.
Une fois que vous avez ajouté tous les utilisateurs, cliquez sur le bouton « Enregistrer » et fermez la fenêtre.
Remarque : Dans l’aperçu du projet, vous pourrez voir les adresses e-mail que vous avez saisies dans la partie « Utilisateurs/utilisatrices ». Pour des raisons d’affichage, seuls les trois premières adresses seront affichées. Vous pouvez ajouter ou effacer des utilisateurs à tout moment. Pour cela, cliquez tout simplement sur la première adresse e-mail qui est affichée.
Accès aux projets
Une fois que vous avez invité un(e) utilisateur/utilisatrice à votre projet, cette personne verra le projet apparaître sur son tableau de bord dans le gestionnaire de vote en ligne sous le filtre « Invité(e) ». La personne doit ensuite sélectionner « Invité(e) » dans le filtre « Mes projets ». De cette manière, seuls les projets auxquels cette personne a été invitée en tant qu’utilisateur/utilisatrice seront affichés dans l’aperçu du projet.
