Simplifiez la saisie des candidat(e)s lors de vos nominations
- Saisie simplifiée des candidat(e)s
- Moins de risques d’erreur dans le processus de saisie
- Moins de travail lors du dépouillement
1. Souscription à la fonctionnalité « Recherche dans la liste des candidats et consentement numérique »
La fonctionnalité « Recherche dans la liste de candidats et consentement numérique » facilitera la tâche de vos ayants droit à la proposition lorsqu’ils devront saisir le nom des candidat(e)s dans leur proposition de vote. En créant une fonction de recherche dans la liste des candidat(e)s, les ayants droit à la nomination recevront des suggestions de noms lorsqu’ils en écriront les premières lettres dans le champ de nomination.
Cette fonctionnalité n’est actuellement disponible qu’avec le soutien de notre équipe POLYAS. Veuillez nous contacter si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité pour vos nominations. Pour cela, écrivez-nous à support@polyas.fr ou contactez votre Election Manager.
2. Spécifier un type de proposition
Si vous vous êtes décidé(e) à souscrire à la fonctionnalité, vous devez d’abord déterminer :
- Si les ayants droit à la nomination ne peuvent soumettre que des propositions présentes dans la liste des candidat(e)s (proposition fixe)
- Ou si les ayants droit à la nomination peuvent aussi proposer d’autres candidatures (proposition en texte libre)
Si vous choisissez la « proposition en texte libre », vos ayants droit à la proposition peuvent également nominer des candidat(e)s qui ne se trouvent pas sur la liste des candidat(e)s.
En option, vous pouvez choisir si les nominé(e)s doivent ou non donner un consentement numérique pour leur candidature. Ce consentement ne peut cependant être donné que par les personnes présentes sur la liste. En cas de proposition en saisie libre, le consentement numérique des nominé(e)s n’est pas possible, car la personne nominée ne peut être identifiée.
3. Mise en place du registre des ayants droit à la proposition
Pour utiliser la fonction « Recherche dans la liste des candidats et consentement numérique », vous devez adapter le fichier Excel de votre registre des ayants droit à la proposition. En plus des colonnes habituelles (adresse e-mail, nom, prénom, identifiant), POLYAS a besoin des colonnes « Nominer » et « Être nominé(e) ». Vous indiquez ici si l’ayant droit à la proposition est autorisé(e) à nominer activement ou à être nominé(e). Pour ce faire, inscrivez "YES" ou "NO" dans les deux colonnes :
Pour les ayants droit à la proposition actifs et passifs, qui peuvent aussi bien soumettre des propositions qu’être nominés, inscrivez les mentions suivantes :
- Colonne « Nominer » : YES
- Colonne « Être nominé(e) » : YES
Les ayants droit à la proposition passifs ne peuvent qu’être nominés et n’ont pas de droit de nomination actif. Ils ne peuvent donc pas se connecter à la plate-forme de nominations :
- Colonne « Nominer » : NO
- Colonne « Être nominé(e) » : YES
Remarque : Étant donné que les ayants droit à la proposition passifs n’ont pas besoin d’accès à la plate-forme de nominations et qu’ils ne reçoivent pas de convocation, il n’est pas nécessaire de renseigner leur adresse e-mail dans le registre des ayants droit à la proposition.
Les ayants droit à la proposition actifs peuvent soumettre des propositions mais ne peuvent pas être nominés. Les colonnes doivent donc être remplies de la sorte :
- Colonne « Nominer » : YES
- Colonne « Être nominé(e) » : NO
Attention : Il n’est pas possible de remplir un « NO » dans les deux colonnes. Les ayants droit à la proposition doivent disposer au moins d’un droit à la nomination.
L’astuce de POLYAS : Téléchargez notre modèle pour la création de votre registre des ayants droit à la proposition : Modèle Excel. Vous trouverez un guide explicatif ici.
Remarque : Pour mettre en place le registre manuellement, suivez l’étape 4 et remplissez ensuite à la main le registre dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS.
4. Ajouter des attributs et permettre la recherche dans les colonnes
Avant d’importer le registre des ayants droit à la nomination, vous devez ajouter les attributs « Nominer » et « Être nominé(e) » à votre registre dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS. Passez pour cela à l’onglet « Ayants droit à la proposition », cliquez sur « Attributs » et ajoutez « Nominer » et « Être nominé(e) » sous « Ajouter un nouvel attribut ». Les deux attributs sont des champs obligatoires et doivent donc être remplis obligatoirement.
Sous « Attributs », vous pouvez maintenant ajouter d’autres colonnes à votre registre des ayants droit à la proposition, comme le nom ou le prénom de vos ayants droit à la proposition. Lorsque vous les avez ajoutés comme attributs, vous verrez apparaître la colonne « Public » dans votre aperçu des attributs. Si vous cochez la case Prénom et/ou Nom, cela signifie que ces colonnes pourront faire l’objet d’une recherche par le système pendant le processus des nominations et qu’elles seront affichées pour vos ayants droit à la proposition comme des options de saisie possibles. La combinaison du prénom et du nom doit être univoque. En cas de doute, ajoutez des détails supplémentaires, comme par exemple un domaine d’activité, afin d’éviter toute confusion au cours du processus de nominations.
Un exemple : Vous décidez d’activer le prénom et le nom pour la recherche. Si l’un de vos ayants droit à la proposition souhaite nommer Martin Dupont, ce nom lui sera suggéré à la fois lorsqu’il saisit « Mar... » et lorsqu’il saisit « Dup... ». Cependant, si seul le nom de famille est activé, rien ne lui sera suggéré s’il saisi « Mar... ».
Une fois que vous avez ajouté tous les attributs et que vous avez déterminé quelles colonnes peuvent faire l’objet d’une recherche, cliquez sur « Enregistrer ». Vous pouvez ensuite importer ou remplir manuellement le registre des ayants droit à la proposition. Pour importer le registre, sous « Ayants droit à la proposition » cliquez sur « Import et Export ». Vous pouvez ici importer le registre soit par un glisser-déposer, soit en le recherchant sur votre appareil.
Ajoutez ensuite les attributs appropriés aux colonnes et cliquez sur « Enregistrer ».
Vous pouvez maintenant enfin configurer et finaliser vos nominations.
5. Donner son consentement numériquement
En raison de dispositions légales, de statuts ou de règlements électoraux, ainsi que pour des raisons conventionnelles, il se peut que vous ayez besoin que les nominé(e)s remettent personnellement leur consentement à la nomination. Si vous souscrivez à la fonctionnalité « Recherche dans la liste des candidats et consentement numérique » avec l’option « ... avec consentement numérique », lorsque des ayants droit à la nomination sont nommés par d’autres ayants droit, ils ont la possibilité de donner leur consentement sur la plate-forme de nominations. Dans la section « Formulaire(s) de consentement numérique », les ayants droit à la nomination peuvent tout d’abord consulter le nombre de nominations dont ils font l’objet. En cliquant sur « Modifier le(s) formulaire(s) de consentement numérique », les nominé(e)s accèdent ensuite au formulaire de consentement.
Ils ou elles peuvent sélectionner ici toutes les nominations avec lesquelles ils/elles sont en accord. De cette manière, le consentement est remis personnellement par les nominé(e)s. Le consentement peut également être retiré pendant la phase de nominations ou redonné ultérieurement pour de nouvelles nominations.
Par ailleurs, les consentements accordés par tous les candidat(e)s nominé(e)s peuvent être consultés par les organisateurs.
