Importer les propositions d'élection sous forme de fichier Excel
- Gagner du temps lors de la création de propositions d'élection
- Il suffit de glisser-déposer pour télécharger le fichier Excel
- Créer plusieurs nominations dans un seul document
Si vous voulez créer une proposition d'élection pour votre nomination, vous pouvez le faire non seulement manuellement. Dans le gestionnaire d'élections en ligne POLYAS, vous avez également la possibilité de télécharger des propositions d'élections créées dans Excel par glisser-déposer. Vous trouverez ici comment fonctionne l'importation des propositions électorales.
1. Télécharger le modèle
Pour créer vos propositions électorales, utilisez notre modèle Excel. Le lien de téléchargement se trouve dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS dans vos nominations sous l’onglet « Proposition électorale ». Cliquez ici sur la catégorie « Import et Export » : le modèle se trouve dans la boîte bleue. Il contient une explication des différents identifiants à utiliser dans une proposition électorale Excel ainsi que divers exemples de configuration.
2. Créer une proposition électorale
Le modèle Excel vous permet de voir différents exemples de propositions électorales que vous pouvez copier ou adapter à vos besoins. Vous pouvez copier et/ou déplacer les feuilles de calcul existantes avec les exemples de propositions électorales (ajustés) ou tout aussi bien créer une nouvelle proposition électorale. Pour cela, ouvrez une nouvelle feuille de calcul.
L’astuce de POLYAS : Lisez d’abord la feuille d’informations. Elle se trouve sur la première feuille de calcul du modèle.
Avant de commencer, ayez à portée de mains les règles des nominations ainsi que tous les textes devant apparaître sur la proposition électorale.
Chaque proposition électorale doit contenir l’identifiant # Ballot dans la première cellule tout en haut à gauche (par exemple A1 ou B2). Tout ce qui suit sera reconnu par le gestionnaire de vote en ligne POLYAS comme le contenu de la proposition électorale : il peut s’agir, par exemple, de détails supplémentaires tels que le titre de votre proposition électorale, le type de nominations ou d’autres paramètres de nominations.
3. Signification des identifiants
Tous les identifiants sont pré-marqués d’un symbole #. Ils doivent se trouver dans la même colonne de votre fichier Excel que l’identifiant #Ballot.
En haut sous # Ballot, se trouve un bloc d’identifiants avec des réglages d’ordre général, et en dessous avec au moins une ligne d'espacement sous l’identifiant #Candidates, se trouve un autre bloc, dans lequel le format du tableau des candidats peut être déterminé.
Les identifiants suivants optionnels peuvent également être utilisés pour toutes les propositions électorales sous #Ballot, et ce, quel que soit le type des nominations et les fonctionnalités souscrites :
- #Title (Titre de votre proposition électorale)
- #Text above (Texte en haut de votre proposition électorale)
- #Text below (Texte en bas de votre proposition électorale)
- #Nomination type (Type de nominations)
Remarque : La nomination de tiers permet aux ayants droit à la proposition de nommer une autre personne pour un poste ou une commission. L’auto-nomination leur permet de se proposer eux-mêmes pour le poste. Dans le cas des nominations de listes, les ayants droit à la proposition soumettent des propositions de listes. Le nombre de candidat(e)s sur les listes est fixe.
Les identifiants suivants peuvent être utilisés de manière optionnelle uniquement pour certains types de nominations (auto-nominations, nominations de tiers ou de listes) :
Sous #Ballot
- #Substitute nomination (seulement pour l’auto-nomination, permet de nommer un(e) suppléant(e))
- #List manager (seulement pour les nominations de listes, permet aux ayants droit à la nomination de nommer des responsables de listes)
- #Min. candidates (seulement pour les nominations de listes, nombre minimum de candidats pouvant être saisis)
- #Max. candidates (seulement pour les nominations de listes, nombre maximum de candidats pouvant être saisis )
Sous #Candidates
- #Show List Title (seulement pour les nominations de listes, permet aux ayants droit à la nomination de saisir des noms de listes)
- #Show Column Title (seulement pour les nominations de listes et de tiers, affichage du titre des colonnes)
- En-dessous sur une ligne, inscrivez des intitulés pour les colonnes qui seront ensuite remplies par les ayants droit à la nomination lors des nominations (par exemple, prénom, nom de famille ; pour les nominations de tiers et de listes uniquement, l’affichage peut être désactivé ; ne peut pas être utilisé en conjonction avec la fonctionnalité « Recherche de liste de candidats »).
L’astuce de POLYAS : Si vous souhaitez marquer une de ces colonnes comme champ obligatoire, inscrivez * avant le titre de la colonne (par ex. *Nom).
Les identifiants optionnels suivants peuvent être utilisés dans votre proposition électorale sous #Bulletin de vote lorsque vous avez souscrit à certaines fonctionnalités :
- Importation de fichiers pendant les nominations :
- #Allow candidate upload (Importation de fichiers au niveau des candidats)
- #Allow list upload (Importation de fichiers au niveau des listes)
Groupes d’électeurs :
- #votergroup (Identifiant pour vos groupes d’électeurs)
4. L’option de réponse/configuration possible correcte
Une fois que vous avez sélectionné les identifiants dont vous avez besoin pour vos nominations, configurez vos paramètres individuels dans la proposition électorale, c’est-à-dire vos options de réponse. Celles-ci peuvent être enregistrées dans la colonne située directement à droite de l’identifiant correspondant.
Un exemple : Vous avez saisi #Title dans la colonne A. Dans la colonne B, inscrivez donc le titre que vous voulez donner à votre proposition électorale, par exemple « Nominations pour la commission XY ».
Sur la feuille d'informations, sous « Options de réponse », vous pourrez consulter la forme que doivent avoir les options de réponses pour que le gestionnaire de vote en ligne POLYAS puisse les lire. En général, les possibilités de réponse sont les suivantes :
- Texte libre = Vous pouvez saisir ici un texte libre
- Paramètre FALSE/TRUE ou FALSE/TRUE/OPTIONAL = Saisissez ici si le paramètre doit être activé (TRUE), désactivé (FALSE) ou activé et optionnel (OPTIONAL).
- Valeur numérique = Saisissez ici un nombre entier, par exemple le nombre minimum de votes souhaité.
- OPEN/SELF/LIST = Cette option de réponse appartient à l’identifiant #Nomination type. OPEN = nominations de tiers, SELF = auto-nomination, LIST = nominations de listes
Remarque : La nomination de tiers permet aux ayants droit à la proposition de nommer une autre personne pour un poste ou une commission. L’auto-nomination leur permet de se proposer eux-mêmes pour le poste. Dans le cas des nominations de listes, les ayants droit à la proposition soumettent des propositions de listes. Le nombre de candidat(e)s sur les listes est fixe.
5. Importer le fichier Excel
Vous pouvez ensuite importer la proposition électorale finalisée par un glisser-déposer vers le gestionnaire de vote en ligne sous Propositions électorales/Importer et exporter. Vous verrez alors la proposition électorale importée avec des informations supplémentaires sous forme de tableau. Si vous avez fait une erreur dans votre proposition électorale Excel, elle sera mise en évidence en rouge à cet endroit. Vous pourrez alors télécharger le fichier qui vous indiquera quelles cellules sont incorrectes sur la feuille de calcul. Pour finir, cliquez sur le bouton vert « Enregistrer ». Les propositions électorales apparaissent maintenant dans un aperçu sur le côté gauche de l’écran.
