Créez un texte personnalisé pour votre convocation
- Créer une convocation pour la plate-forme de nominations
- Envoi facile par e-mail
- Déterminer la date des nominations en ligne
Envoyez la convocation à vos nominations en ligne facilement par e-mail ! Cette formule est plus économique qu’un envoi postal et plus écologique. De plus, elle facilitera votre travail de gestion des convocations. Les ayants droit à la proposition recevront la convocation pour remettre leur proposition électorale dès le début de la phase des nominations.
Déterminer la date des nominations
Vous pouvez déterminer le début et la fin de la phase des nominations une fois que vous avez saisi les adresses e-mail dans le registre des ayants droit à la proposition.
Dans l’onglet de navigation en haut de la page, cliquez pour cela sur « Paramètres » puis sur le lien à côté de « Période ».
Déterminez ensuite la date et l’heure de la phase des nominations et choisissez votre fuseau horaire.
Début: Le paramètre par défaut est réglé sur « Tout de suite » et les nominations en ligne commencent donc directement après le paiement. Vous pouvez bien sûr également programmer le début de la phase des nominations pour plus tard.
Fin: C’est le moment où terminent les nominations. Après la fin des nominations, vous pouvez consulter les propositions électorales ayant été remises et si vous le souhaitez, les télécharger.
Planifier l’envoi par e-mail et préparer la convocation
Sous l’onglet « Aperçu », cliquez sur la ligne « Convocation » et sur le lien correspondant, et vous arriverez sur l’e-mail de la convocation.
De manière standard, les mails sont envoyés au début de vos nominations en ligne. Vous pouvez cependant également envoyer les convocations à une date ultérieure. Vous pouvez déterminer quel jour et à quelle heure les convocations seront envoyées dans la partie « Date ». Veuillez noter que la convocation aux nominations en ligne ne sera envoyée qu’une fois que vous avez payé vos nominations et que celles-ci seront finalisées.
► Attention : Une fois que vos nominations en ligne ont été payées, vous ne pourrez plus effectuer aucune modification.
Préparez maintenant le texte de la convocation à vos nominations en ligne. Le texte standard peut être complètement retravaillé et ainsi adapté sur mesure à vos ayants droit à la proposition. Veuillez cependant noter que les champs entre {{doubles accolades}} doivent être conservés car ils constituent des espaces réservés nécessaires pour vos ayants droit à la proposition ; en effet, ils servent à la transmission de leurs données d’accès. Une fois que vous avez finalisé votre texte, cliquez sur « Enregistrer ». La convocation sera envoyée au moment que vous avez déterminé dans la partie « Date ».
Instaurer des espaces réservés
Vous pouvez mettre en place des espaces réservés supplémentaires. Tous les textes que vous avez déterminés comme étant des attributs dans le registre des électeurs et qui y apparaissent sous forme de colonnes, sont des espaces réservés.
Pour cela, cliquez dans la case astuce sur « Plus d’infos ». Vous pourrez voir quels sont les espaces réservés disponibles que vous pourrez ensuite copier et insérer dans le texte de l’e-mail à l’endroit approprié. Veuillez cependant insérer ces données dans le texte de convocation sans qu’elles ne soient modifiées. Sachez en outre que lors de la nomination de test, vous verrez apparaître les espaces réservés et non les données du registre des électeurs ; celles-ci n’apparaîtront que plus tard dans la convocation officielle.
