Vos nominations en ligne seront prêtes en quelques étapes seulement
- Créer des propositions électorales pour la plate-forme de nominations
- Importer le registre des ayants droit à la proposition
- Envoyer les convocations et démarrer les nominations en ligne
Plate-forme de nominations : créer une proposition électorale
Pour commencer, vous devez vous inscrire ou vous connecter au gestionnaire de vote en ligne POLYAS. Dans le menu, cliquez sur « Nouveau projet » et sélectionnez « Plate-forme de nominations ». Cliquez ensuite dans le champ « Nomination sans nom » et donnez un titre à votre projet.
Cliquez maintenant sur l’onglet « Proposition électorale ». Vous pouvez ici créer les propositions électorales/nominations/commissions que les ayants droit à la nomination utiliseront pour soumettre leur proposition. Donnez un titre à la proposition électorale et cliquez ensuite dans le menu sur « Règles ». Vous avez désormais le choix de mettre en place une auto-nomination, une nomination de tiers ou une nomination de listes :
- Auto-nomination : Si les ayants droit à la proposition sont autorisés à se nommer eux-mêmes, sélectionnez cette option.
- Nomination de tiers : Les ayants droit à la nomination peuvent ici proposer la candidature d’une autre personne.
- Nomination de listes : Des listes entières peuvent être ici proposées à la nomination.
Dans le cas des nominations de listes et de tiers, vous pouvez ensuite ajouter des colonnes à votre proposition électorale, comme par exemple pour les noms et prénoms des candidats, les adresses ou autres types de données, de même qu’afficher ou masquer le nom des listes et/ou le titre des colonnes.
Remarque : Si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité « Recherche dans la liste des candidats et consentement numérique », vous ne pouvez créer ici qu’une seule colonne. Pour des raisons techniques, si vous souscrivez à la fonctionnalité, toutes les propositions électorales déjà existantes seront supprimées.
Pour l’auto-nomination, vous pouvez choisir si un(e) suppléant(e) doit être nommé(e). Dans le cas des nominations de listes, vous pouvez également permettre aux ayants droit à la proposition d’indiquer un(e) responsable pour l’organisation de la liste. Ces informations peuvent être définies comme obligatoires ou facultatives.
Bien entendu, vous pouvez également combiner les trois procédures au sein d’un seul projet de nominations. Ci-dessous, nous vous expliquons de quelles autres options vous disposez lors de la mise en place des propositions électorales :
Export/Import : Les propositions électorales peuvent être exportées ou importées au format Excel. Pour l’importation, utilisez notre modèle Excel pratique que vous trouverez sous l’onglet « Import et export » dans l’encadré bleu.
L’astuce de POLYAS : Vous souhaitez donner aux nominatrices/nominateurs la possibilité d’importer des fichiers tels que des scans de déclaration de consentement, des listes avec des signatures de soutien ou des informations sur les candidats ? Réservez alors la fonctionnalité « Importation de fichiers pendant les nominations », que vous trouverez sous l’onglet « Fonctionnalités » dans le gestionnaire de vote en ligne. Vous pouvez ensuite inclure l’importation de fichiers dans les règles des nominations.
Créer le registre des ayants droit à la proposition
Déterminez maintenant qui est autorisé(e) à nominer. Cliquez sur l’onglet « Ayants droit à la proposition ». Sur la plateforme de nominations POLYAS, vous avez deux différentes options : soit vous créez le registre des ayants droit à la proposition manuellement, soit vous l’importez sous forme de fichier Excel.
Importation du registre : Si vos nominations comportent un grand nombre d’ayants droit à la nomination, nous vous conseillons d’importer le registre. Cliquez pour cela sur « Import et export ». Vous trouverez ici un modèle Excel pratique que vous pouvez utiliser pour créer votre registre.
Création manuelle : Pour mettre le registre en place manuellement, il vous suffit de saisir les adresses électroniques des ayants droit à la nomination dans les champs prévus à cet effet sous « Registre ». Sous l’onglet « Attributs », vous pouvez ajouter d’autres colonnes à votre registre, comme par exemple le nom et le prénom des candidats ou un numéro d’affiliation.
Définir l’identifiant : L’un des attributs sert d’identifiant qui, avec le mot de passe généré par POLYAS, constituera les données d’accès pour les nominations en ligne. Sélectionnez par exemple l’adresse électronique ou le numéro de membre des ayants droit à la proposition en cliquant sur le symbole du cercle de la colonne correspondante.
Attributs publics : Marquez les attributs comme « Public » s’ils peuvent apparaître dans les résultats pour tous les ayants droit à la nomination et pour vous en tant qu’organisatrice/organisateur pendant le processus de nominations. Veuillez noter qu’il est nécessaire de sélectionner un nombre suffisant ou les attributs publics adéquats pour permettre une identification claire. Par exemple, combinez plusieurs données personnelles telles que le prénom, le nom de famille et le domaine (d’activités) et sélectionnez l’identifiant. L’ordre dans lequel les attributs publics seront être affichés est déterminé par l’ordre d’apparition des lignes et celui-ci peut être modifié par vos soins.
L’astuce de POLYAS : La configuration de votre registre numérique fonctionne de la même manière pour les nominations en ligne que pour le vote en ligne. Vous trouverez ici un guide explicatif détaillé >
Réaliser un test, déterminer la période des nominations et envoyer la convocation
Pour finaliser la mise en place de la plate-forme de nominations POLYAS, vous devez encore passer par quelques étapes. Rendez-vous pour cela sur l’onglet « Aperçu » :
- Tester les nominations : Cliquez sur le bouton « Tester » en bas à droite pour vérifier si vous avez configuré correctement vos nominations en ligne. La convocation au test peut être envoyée à cinq personnes au maximum. Dans le cas de la nomination de test, les attributs publics des nominatrices/nominateurs se composent uniquement des adresses électroniques des personnes-test.
- Déterminer une période : Dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS, cliquez sur l’onglet « Aperçu », puis sur le lien situé à côté de « Période ». Les convocations par e-mail pour les ayants droit à la proposition sont envoyées par défaut à l’heure que vous avez fixée comme point de départ pour vos nominations en ligne. Vous pouvez toutefois également modifier l’heure d’envoi des e-mails.
- Créer la convocation : Dans le gestionnaire de vote en ligne POLYAS, cliquez sur l’onglet « Aperçu », puis sur le lien situé à côté de « Convocation ». Vous pouvez modifier le texte de l’e-mail. Seuls les espaces réservés d’identifiant utilisateur et de mot de passe ne doivent pas être supprimés, car les données d’accès des ayants droit à la proposition seront automatiquement insérées ici. Vous pouvez en outre insérer d’autres espaces réservés.
- Payer vos nominations et les démarrer : Avec votre paiement, vous démarrerez les nominations au moment qui a été déterminé par vos soins au préalable. Cliquez pour cela sur « Finaliser ». Vous trouverez tous nos prix ici >
L’astuce POLYAS: Le test, la détermination d’une période et la création de la convocation fonctionnent sur la plate-forme de nominations de la même manière que pour le vote en ligne. Pour plus d’informations, consultez donc notre centre d’aide pour le vote en ligne. En savoir plus
Télécharger les propositions électorales/nominations remises
Une fois que le projet a démarré, vous pouvez télécharger les propositions électorales qui ont déjà été remises en tant que fichier Excel et à n’importe quel moment sous l’onglet « Nominations ».
Dès que les nominations en ligne sont terminées, vous pouvez télécharger le statut des nominations ainsi que toutes les propositions électorales remises sous l’onglet « Nominations ». Tout ceci est disponible aux formats de fichier Excel et PDF. Si vous avez souscrit à la fonctionnalité « Importation de fichiers », vous pouvez également télécharger les fichiers qui ont été importés par les ayants droit à la proposition sous forme de fichier ZIP.
