Importez dès maintenant vos bulletins de vote !
- Économisez du temps lors de la création de vos bulletins de vote
- Importez vos bulletins de vote sous forme de fichier Excel
- Importez plusieurs feuilles de calcul depuis Excel
Lorsque vous mettez en place votre élection en ligne dans le gestionnaire de vote en ligne, vous pouvez créer votre bulletin de vote manuellement dans celui-ci. Par ailleurs, vous avez la possibilité de créer vos bulletins de vote un à un ou en tant que multi-feuilles Excel (c’est-à-dire plusieurs feuilles de calcul au sein d’un même fichier) et de procéder ensuite à l’importation vers le gestionnaire de vote en ligne par un glisser-déposer. Ci-dessous, nous vous expliquons comment importer des bulletins de vote dans le gestionnaire de vote en ligne.
1. Télécharger le modèle Excel
Tout d’abord, téléchargez le modèle Excel actualisé pour vos bulletins de vote. Pour cela, cliquez sur l’onglet « Bulletin de vote » puis sur la sous-rubrique « Import et export ». Vous y trouverez le modèle dans la boîte bleue sous le titre du bulletin de vote. Ce fichier contient des exemples d’éléments pouvant être utilisés pour différents types de bulletins de vote, lesquels vous donneront une idée de tout ce que vous pouvez faire.
2. Créer un bulletin de vote
Vous pouvez créer tous vos bulletins de vote, chacun dans une feuille de calcul particulière au sein du fichier Excel. Dans vos tableaux Excel, indiquez toutes les règles de vote et les textes d’informations nécessaires en utilisant nos identifiants, lesquels sont précédés du symbole #. Inscrivez également les candidates et candidats dans le fichier Excel tout en faisant attention aux remarques suivantes :
- Donnez des intitulés à toutes les colonnes (par exemple, noms et prénoms des candidats).
- Donnez à chaque feuille de calcul un nom unique afin que le gestionnaire de vote en ligne puisse les différencier (par exemple, élections de candidats 1, élections de candidats 2, tour de scrutin, etc.).
- Utilisez les #identifiants que nous avons indiqués (par ex. #Bulletin de vote, #Candidats etc., cf. notre modèle).
Remarque : L’ordre des feuilles de calcul Excel définit l’ordre d’apparition des bulletins de vote dans le gestionnaire de vote en ligne. Après l’importation, vous aurez toutefois encore la possibilité de changer l’ordre d’apparition des bulletins de vote.
3. Signification des identifiants indiqués sur notre modèle
Ci-dessous, vous trouverez la signification des identifiants indiqués dans notre modèle. Ces identifiants constituent des informations obligatoires absolument nécessaires à l’importation des bulletins de vote dans le gestionnaire de vote en ligne :
- #Type de bulletin de vote : Avec cet identifiant, saisissez le type de votre bulletin de vote. Vous devez également préciser la forme du vote allant de pair avec cet identifiant en ajoutant l’un des concepts suivants :
- Élections de candidats et scrutins = PERSON
- Scrutins de listes = LIST
- Autres formes électorales = OWN
- #Bulletin de vote : Chaque feuille de calcul doit comporter l’identifiant #Bulletin de vote dans la colonne 1. Tout ce qui est répertorié avec cet identifiant sur la feuille est reconnu comme bulletin de vote par le gestionnaire de vote en ligne POLYAS.
- #Candidats : Tout ce qui se trouve sous cette désignation est identifié par le gestionnaire de vote en ligne POLYAS comme des informations concernant les candidats.
Par ailleurs, les identifiants suivants peuvent être utilisés de manière optionnelle :
- #Titre : Dans la ligne qui suit ce champ, entrez le titre du bulletin de vote correspondant.
- #Texte supérieur : Vous pouvez ici insérer une information pour vos électeurs qui sera placée dans la partie supérieure du bulletin de vote.
- #Texte inférieur : Vous pouvez ici insérer une information pour vos électeurs qui sera placée dans la partie inférieure du bulletin de vote.
- #Min. de voix du bulletin de vote : Inscrivez ici le nombre minimum de voix devant être remises sur le bulletin de vote par l’électeur. Si vous ne remplissez pas ce champ, le système lui attribuera la valeur par défaut de 0.
- #Max. de voix du bulletin de vote : Inscrivez ici le nombre maximum de voix devant être remises sur un bulletin de vote par l’électeur. Si vous ne remplissez pas ce champ, le système lui attribuera la valeur par défaut de 1.
- #Listes exclusives : Avec cet identifiant, inscrivez « TRUE » si vos électeurs peuvent donner leurs voix seulement à une liste. Inscrivez « FALSE », si la remise des voix n’est pas limitée à une seule liste.
- #Option Afficher vote invalide : Indiquez ici si les ayants droit au vote peuvent cocher une case leur permettant de marquer leur bulletin de vote explicitement comme invalide. Saisissez « TRUE » si la case doit être affichée et « FALSE » si la case ne doit pas être affichée. Si vous ne remplissez pas ce champ, le système lui attribuera la valeur par défaut de « TRUE ».
- #Abstention : Saisissez « TRUE », si une case à cocher doit être affichée sur le bulletin de vote pour permettre aux électeurs de s’abstenir de voter et saisissez « FALSE » si la case à cocher ne doit pas être affichée. Si vous ne remplissez pas ce champ, le système appliquera la valeur par défaut de « FALSE ».
- #Permettre la remise de trop de voix : Indiquez ici s’il doit être possible ou non pour les ayants droit au vote de déposer un bulletin de vote sur lequel trop de voix ont été exprimées. Utilisez à nouveau les indications « TRUE » ou « FALSE ». Si vous ne saisissez rien, le système attribuera la valeur par défaut de « TRUE ».
- #Permettre la remise de trop peu de voix : Si les ayants droit au vote peuvent déposer un bulletin de vote sur lequel trop peu de voix ont été exprimées, saisissez « TRUE », et dans le cas échéant,saisissez « FALSE ». Si vous ne saisissez rien, le système appliquera la même valeur par défaut que pour #Permettre la remise de trop de voix.
- #Groupes d’électeurs : Vous pouvez saisir ici les groupes d’électeurs qui peuvent voir ce bulletin de vote pendant les élections et qui sont autorisés à le remplir.
- #Champ de saisie libre : Cet identifiant ne peut être utilisé que si la fonctionnalité « Champ de saisie libre » est activée. Inscrivez l’identifiant dans le bloc candidats et saisissez un nombre correspondantau total de champs de saisie libre sur le bulletin de vote.
- #Nombre de voix min. dans les champs de saisie libre : Cet identifiant est également seulement valable avec la fonctionnalité « Champ de saisie libre ». Saisissez ici le nombre minimum de voix pouvant être remises par champ de saisie libre.
- #Nombre de voix max. dans les champs de saisie libre : Cet identifiant est également seulement valable avec la fonctionnalité « Champ de saisie libre ». Saisissez ici le nombre maximum de voix pouvant être remises par champ de saisie libre.
- #Nom de listes : Si vous menez un scrutin de listes ou si vous souhaitez inscrire des listes électorales complètes, vous pouvez saisir ici le nom des listes électorales.
- #Afficher nom de listes : Vous pouvez choisir ici si le nom des listes sera affiché sur le bulletin de vote. Saisissez « VRAI » si le nom des listes doit être affiché et « FAUX » si le nom des listes ne doit pas être affiché. Si vous n’inscrivez rien, le nom de la liste ne sera pas affiché.
- #Afficher titre de colonne : Vous pouvez indiquer dans ce champ si les titres de colonne du tableau des candidats ou de la liste électorale doivent être affichés. Saisissez « VRAI » si les titres de colonne doivent être affichés et « FAUX » si les titres de colonne ne doivent pas être affichés. Si vous ne remplissez pas ce champ, les titres de colonne ne seront pas affichés.
- #Identification liste : Vous pouvez saisir ici une abréviation pour votre liste électorale.
- #Max. de voix pour la liste : Saisissez ici le nombre maximum de voix pouvant être remises par un électeur pour une liste. Les voix pour une liste correspondent à toutes les voix qu’un électeur peut donner pour l’ensemble de la liste électorale. Si vous ne remplissez pas ce champ, le système lui attribuera la valeur par défaut de 1.
- #Min. de voix pour la liste : Saisissez ici le nombre minimum de voix pouvant être remises par un électeur pour une liste. Les voix pour une liste correspondent à toutes les voix qu’un électeur peut donner pour l’ensemble de la liste électorale. Si vous ne remplissez pas ce champ, le système lui attribuera la valeur par défaut de 0.
- #Max. de voix par liste : Saisissez ici le nombre maximum de voix pouvant être remises par un électeur par liste. Le nombre de voix par liste est la somme du nombre de voix qu’un électeur peut distribuer à chaque candidat de la liste et du nombre de voix qu’un électeur peut donner à la liste dans son ensemble. Si vous ne remplissez pas ce champ, le système lui attribuera la valeur par défaut de 1.
- # Min. de voix par liste : Saisissez ici le nombre minimum de voix pouvant être remises par un électeur par liste. Le nombre de voix par liste est la somme du nombre de voix qu’un électeur peut distribuer à chaque candidat de la liste et du nombre de voix qu’un électeur peut donner à la liste dans son ensemble. Si vous ne remplissez pas ce champ, le système lui attribuera la valeur par défaut de 0.
- #Max. de voix par candidat : Saisissez ici le nombre maximum de voix pouvant être remises par un électeur par candidat/ option de vote / ligne du bulletin de vote. Si vous ne remplissez pas ce champ, le système lui attribuera la valeur par défaut de 1.
- #Min. de voix par candidat : Saisissez ici le nombre minimum de voix pouvant être remises par un électeur par candidat/ option de vote / ligne du bulletin de vote. Si vous ne remplissez pas ce champ, le système lui attribuera la valeur par défaut de 0.
- #Ignorer feuille : Indiquez cet identifiant si vous souhaitez qu’une feuille de calcul Excel ne soit pas importée dans le gestionnaire de vote en ligne.
- ## : Si vous souhaitez qu’une ligne ne soit pas importée dans le gestionnaire de vote en ligne, saisissez deux signes dièse au début de cette ligne.
4. Importer les bulletins de vote
Une fois que vos bulletins de vote sont finalisés, il vous suffit de les glisser et déposer dans la fenêtre afin de les importer vers le gestionnaire de vote en ligne. Vous verrez ensuite apparaître les bulletins de vote importés sous forme de tableau avec des informations supplémentaires. Si vous avez fait une erreur sur un bulletin de vote Excel, celui-ci sera surligné en rouge. Pour savoir comment corriger votre erreur, cliquez sur « Télécharger l’erreur » en bas à gauche. Vous recevrez alors un fichier Excel dans lequel les cellules incorrectes seront marquées et où la nature de l’erreur sera indiquée. Une fois que vous avez corrigé toutes les erreurs, importez à nouveau le bulletin de vote. Pour finir, cliquez sur « Enregistrer ». Les bulletins de vote apparaissent maintenant dans votre aperçu sur le côté gauche de l’écran.
