Setzen Sie auf Einladungen mit Wiedererkennungswert und erhöhen das Vertrauen
- Einladungen zum Wahlprojekt stammen von bekanntem Absender
- Gefahr, dass die Einladungen im Spam landen, verringert sich
- Vertrauen in Ihr Wahlprojekt erhöht sich
Das Feature „Einladungsversand via eigenem Mailserver“ ist ausschließlich für Kund:innenprojekte, die von unserem Election Management-Team betreut werden, buchbar. Sprechen Sie Ihre:n Election Manager:in auf das Feature an, um es zu buchen.
Das Feature ist für all unsere Produkte, die Online-Wahl, das Live Voting und die Nominierungsplattform, verfügbar. Mit ihm können Sie die Einladungen an Ihre Teilnehmer:innen von Ihrem eigenen E-Mail-Server aus versenden. Die organisationseigene E-Mail-Adresse steigert den Wiedererkennungswert bei Ihren Teilnehmer:innen und bestärkt das Vertrauen in die Wahl.
Achtung: Bitte informieren Sie Ihre:n Election Manager:in frühzeitig, aber mindestens vier Wochen vor Wahlstart, wenn Sie überlegen, das Feature zu nutzen, damit ausreichend Zeit für Absprachen und Tests verbleibt.
Feature-Kachel aufgenommen in einem Online-Wahl-Projekt. Die Ansicht in einem anderen Projekt kann ggf. abweichen.
Worauf Sie achten müssen
Auf Kund:innenseite muss für die korrekte Funktionsweise des Features ein SMTP-Postfach eingerichtet sein, das über eine TLS-Transportverschlüsselung und einen Login via Nutzer:innenname und Passwort verfügt.
Zudem müssen Sie folgende Daten an Ihre:n POLYAS Election Manager:in übermitteln:
- den Benutzernamen (normalerweise E-Mail-Adresse) des Postfachs
- das Passwort des Postfachs
- den Sender, also Namen und die E-Mail-Adresse, von der aus der Versand erfolgen soll (Format: POLYAS E-Voting <voting@polyas.com>)
- den Host, also den Postausgangsserver (SMTP-Server), von welchem die E-Mails versendet werden sollen (Format: smtp.beispiel.com)
- den SMTP-Port
- die Art der Verschlüsselung für den ausgehenden Server: SSL, STARTTLS oder NO SSL
Die Anpassung des Texts der Einladung inkl. Betreff, Signatur und Kontaktmöglichkeiten können Sie weiterhin bei der Konfiguration der E-Mail-Einladung selbst vornehmen.
Achtung: Auf Kund:innenseite muss zudem die IP-Adresse unseres Wahlsystems berücksichtigt werden. Wird diese geblockt, kann der Versand nicht korrekt erfolgen. Bitte beachten Sie, dass Ihre IT-Abteilung die IP-Adresse ggf. whitelisten bzw. freischalten muss.
Zum Start Ihres Wahlprojekts (bzw. zu dem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt des Einladungsversands) erhalten Ihre Wahl-, Stimm- oder Nominierungsberechtigten die Einladungs-E-Mail dann nicht von einer POLYAS-Adresse, sondern direkt von Ihnen als Veranstalter:in.
