Worauf Sie bei der Durchführung Ihrer Veranstaltung mit dem POLYAS Live Voting achten müssen
- Tipps zur Vorbereitung auf das Live Voting
- Aufgabenverteilung und Anleitungen
- Infos zum Ablauf einer digitalen Abstimmung
Vorbereitung auf das Live Voting
Um sich optimal auf das Live Voting vorzubereiten, sollten Sie vorab klären, wer welche Aufgaben während Ihrer Veranstaltung übernimmt und sich mit den relevanten Informationen vertraut machen. Sie benötigen auf jeden Fall mindestens eine Person, die das POLYAS Live Voting Cockpit bedient und somit die Abstimmungen und Ergebnisse live schaltet. Wir empfehlen zudem immer eine Ersatzperson für jede Aufgabe zu benennen, damit bei einem kurzfristigen Ausfall jemand anderes übernehmen kann.
Es ist sinnvoll, die Person oder das Team, die bzw. das das Live Voting Cockpit bedienen wird, bereits vor dem Live Voting mit Test-Abstimmungen in Bedienung, Ablauf und Funktionsweise des Abstimmungstools einzuführen.
Für das Cockpit-Team sollten Sie zudem folgendes vorbereiten:
- Ablaufplan der Veranstaltung und der Abstimmungspunkte. Planen Sie hierbei genügend Zeit für die Abstimmungen ein. Wir rechnen hier – je nach Komplexität der Stimmzettel und Anzahl der Stimmberechtigten - im Schnitt mit 3 - 15 Minuten.
- Stimmzettel für die Abstimmungspunkte. Bereiten Sie alle bekannten Abstimmungspunkte im Online-Wahlmanager oder im Live Voting Cockpit vor und erstellen Sie zudem ggf. Vorlagen für kurzfristige Stichwahlen oder Änderungsanträge.
- Übersicht der Stimmberechtigten (ggf. inkl. Kontaktdaten)
- Für den Notfall: Kontaktdaten des POLYAS Supports (support@polyas.de). Bitte beachten Sie hier unsere Geschäftszeiten oder buchen Sie vorab unseren kostenpflichtigen Live Support. Eine rechtzeitige Beantwortung der Fragen per E-Mail kann sonst leider nicht gewährleistet werden. Mehr Informationen >
- Weiterführende Links und Anleitungen zu den von Ihnen genutzen Funktionalitäten. So sind Sie bei möglichen Schwierigkeiten gut vorbereitet.
Veranstaltung mit Live Voting planen, Foto: Canva®
Folgende Informationsmaterialien empfehlen wir Ihnen für Ihre Wahlleitung:
Folgende Anleitungen nützen Ihren Stimmberechtigten:
Zudem müssen Sie sich bei einer Online- oder Hybrid-Veranstaltung um ein externes digitales Streaming- oder Meeting-Tool kümmern. Dieses kann parallel zum POLYAS Live Voting für die Kommunikation genutzt werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, für Ihre Online-Teilnehmer:innen eine Veranstaltungsseite zu erstellen, auf welcher der Zugang zu allen wichtigen Tools und Anleitungen eingebunden oder verlinkt ist. Hierfür können Sie auch unser Feature „Intergration via iFrame“ nutzen. Mehr Informationen hierzu finden Sie hier >
Ablauf eines Live Votings
Das Live Voting ist ab dem Startzeitpunkt freigeschaltet und kann parallel zur Veranstaltung genutzt werden. Beginnen Sie Ihr Event wie gewohnt und nutzen Sie das Live Voting, wenn Sie im Verlauf der Veranstaltung zu Abstimmungspunkten oder Wahlen kommen.
Wir empfehlen Ihnen, bevor Sie mit der ersten Abstimmung beginnen, eine Probeabstimmung durchzuführen. In dieser könnten Sie beispielsweise abfragen, wer anwesend ist, um das Quorum zu ermitteln.
Ansicht eines Stimmzettels im Live Voting Cockpit.
Fahren Sie dann mit jedem Abstimmungspunkt folgendermaßen fort:
- Starten der Abstimmung: Über die Vorschaufunktion können Sie auch vor dem Start die korrekte Darstellung und Wahlregeln selbst überprüfen. Idealerweise kündigen Sie den Teilnehmenden an, wie viel Zeit ihnen zur Verfügung steht.
- Beenden der Abstimmung: Wenn Sie die Beteiligung berücksichtigen wollen, achten Sie auf die Anzahl der eingegangenen Stimmzettel unter„Abgeschlossen“. Fragen Sie ggf. ob Personen noch Zeit oder Unterstützung benötigen.
- Ergebnisanzeige: Das Ergebnis wird automatisch ausgezählt. Bei Bedarf können Sie die Ergebnisdarstellung anpassen und das Ergebnis Ihren Teilnehmer:innen anzeigen.
Zwischen Ergebnisanzeige und Abstimmungen können Sie formatierbare Informationstexte veröffentlichen, um Pausen oder Tagesordnungspunkte anzukündigen. Diese können Sie im Live Voting Cockpit bereits nach Fertigstellung des Live Votings im Online-Wahlmanager anlegen.
