So können Sie an Ihrem Wahlprojekt im Team arbeiten
- Teilen Sie sich die Arbeit der Wahleinrichtung
- Erhalten Sie mehrere Zugänge
- Geben Sie Ihren Kolleg:innen Einsicht in die Wahlergebnisse
Mit dem Feature „Projekte gemeinsam verwalten“ können Sie sich die Einrichtung Ihres Wahlprojekts mit bis zu zehn Teamkolleg:innen teilen. Wer bei der Wahleinrichtung welche Rolle einnimmt und welche Berechtigungen erhält, können Sie ebenfalls festlegen.
Hinweis: Im Folgenden wird die Einrichtung des Features für die Online-Wahl erklärt. Das Feature kann sowohl für das Live Voting als auch für die Nominierungsplattform genutzt werden und wird analog zur Online-Wahl eingerichtet. Das Feature steht Ihnen aktuell als Beta-Version zur Verfügung.
Buchung des Features
Wenn Sie das Feature „Projekte gemeinsam verwalten“ buchen möchten, müssen Sie sich an unseren POLYAS Support wenden. Dieser kann die Buchung des Features für Sie vornehmen, sodass Sie dieses nutzen können. Schreiben Sie hierfür eine Mail an support@polyas.de.
Weitere Benutzer:innen einladen
Bevor Sie Ihre Kolleg:innen als weitere Benutzer zu dem Projekt einladen können, müssen sich diese einen Account im POLYAS Online-Wahlmanager anlegen. Die Registrierung ist kostenlos und schnell durchgeführt.
Um Ihre Kolleg:innen nun einzuladen, wechseln Sie zurück in die Projektübersicht. Klicken Sie unter „Benutzer:innen“ auf „Weitere Benutzer einladen“ und es öffnet sich eine Kachel.
Unter dem Reiter „Benutzer:innen“ können Sie nun Kolleg:innen einladen. Geben Sie hierfür die E-Mail-Adresse ein, mit welcher Ihr:e Kolleg:in sich im POLYAS Online-Wahlmanager registriert hat und weisen Ihnen dann eine Rolle zu.
Benutzer:innen Rollen zuweisen
Nachdem Sie die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person eingegeben haben, können Sie Ihr eine spezifische Rolle zuweisen. Die Rollen definieren, welche Rechte Ihre Nutzer:innen im Zuge der Wahlkonfiguration haben und auf was sie zugreifen können. Dies hilft dabei, den Prozess der Wahlkonfiguration weiter zu optimieren.
Es gibt sieben unterschiedliche Rollen:
- Vollzugriff
- Lesezugriff
- Zugriff Rechnungen
- Wahlverwaltung
- Stimmzettelverwaltung
- Verwaltung Wähler:innenverzeichnis
- Zugriff E-Mail-Einladung
Geben Sie einem:r Nutzer:in die Rolle Vollzugriff hat er oder sie auf alles Zugriff, worauf Sie als Projekteigentümer Zugriff haben. Der:die Nutzer:in kann das Wahlprojekt starten, stoppen oder auch löschen.
Der Lesezugriff gewährt den Nutzer:innen nur die Einsicht in alle Bereiche des Projekts. Zusätzlich können Sie die Rechnung sowie die Wahlergebnisse downloaden. Diese Rolle hat keinerlei Bearbeitungsrechte.
Die Rollen Zugriff E-Mail-Einladung und Zugriff Rechnungen sind speziell auf die Aufgaben von Mitarbeiter:innen aus den Bereichen Marketing oder Controlling zugeschnitten. So können Controlling-Nutzer:innen mit der Rolle „Zugriff Rechnungen“ ausschließlich die Rechnung und die Wahlergebnisse lesen und downloaden. Marketing-Nutzer:innen hingegen haben Schreib- und Lesezugriff auf die Wahleinladung sowie (sofern gebucht) die Wahlerinnerung und die individuellen Systemtexte.
Die letzten drei Rollen Wahlverwaltung, Stimmzettelverwaltung und Verwaltung Wähler:innenverzeichnis eignen sich, wenn sie sich die Arbeit der Wahleinrichtung nach Aufgabenbereichen aufteilen möchten.
Unter die Rolle Verwaltung Wähler:innenverzeichnis fallen folgende Rechte:
- Wählerverzeichnis schreiben und lesen
- Nutzer:innen mit der Rolle Stimmzettelverwaltung dürfen:
- Stimmzettel schreiben und lesen
- Wählergruppen verwalten
Hat ein:e Nutzer:in die Rolle Wahlverwaltung, hat er sowohl die Rechte der Rollen Wählerverzeichnis- und Stimmzettelverwaltung. Zusätzlich kann er:
- Features verwalten
- Wahleinladung schreiben und lesen
Haben Sie Ihrer:m Nutzer eine Rolle zugewisen klicken Sie im Anschluss auf „Einladen“. Alle von Ihnen eingeladenen Benutzer:innen erscheinen nun in der Tabelle weiter unten. Haben Sie eine Person fälschlicherweise hinzugefügt oder möchten Sie wieder ausladen, klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol rechts.
Haben Sie alle gewünschten Benutzer:innen hinzugefügt, klicken Sie auf den grünen Button „Speichern“ und schließen die Kachel.
Hinweis: In der Projektübersicht werden Ihnen nun unter „Benutzer:innen“ die von Ihnen hinzugefügten E-Mail-Adressen angezeigt. Aus Platzgründen erscheinen hier nur die ersten drei. Sie können jederzeit weitere Benutzer:innen hinzufügen oder bereits hinzugefügte entfernen. Klicken Sie hierfür einfach auf die erste angezeigte E-Mail-Adresse.
Zugriff auf Projekte
Haben Sie eine:n Nutzer:in zu Ihrem Projekt eingeladen, findet dieser dieses Projekt in seinem Dashboard vom POLYAS Online-Wahlmanager unter dem Filter „Eingeladen“. Hierfür muss der:die Nutzer:in unter dem Filter „Meine Projekte“ „Eingeladen“ auswählen. Dann werden in der Projektübersicht nur Projekte angezeigt, zu denen diese Person als Benutzer:in eingeladen wurde.
