Vereinfachen Sie die Eingabe bei Ihrer Nominierung
- Vereinfachte Eingabe von Kandidierenden
- Geringere Fehleranfälligkeit im Eingabeprozess
- Weniger Aufwand bei der Auswertung
1. Buchung des Features „Durchsuchbare Kandidierendenliste und digitales Einverständnis“
Das Feature „Durchsuchbare Kandidierendenliste und digitales Einverständnis“ erleichtert Ihren Vorschlagsberechtigten die Eingabe der gewünschten Kandidat:innen in ihrem Wahlvorschlag. Indem Sie eine durchsuchbare Kandidierendenliste anlegen, werden den Nominierenden bei Eingabe mehrerer ersten Buchstaben des Namens im Nominierungsfeld Vorschläge für die Vervollständigung ausgegeben.
Das Feature ist aktuell nur mit Unterstützung Ihres POLYAS-Teams verfügbar. Bitte melden Sie sich bei uns, wenn Sie das Feature für Ihre Nominierung verwenden möchten. Wenden Sie sich dafür an support@polyas.de oder Ihre:n Election Manager:in.
Feature-Kachel "Durchsuchbare Kandidierendenliste und digitales Einverständnis.
2. Art des Vorschlags spezifizieren
Wenn Sie sich für das Feature entschieden haben, müssen Sie vorab festlegen:
- Sollen die Nominierenden nur Wahlvorschläge aus der Kandidierendenliste einreichen dürfen (Fixierter Vorschlag)
- Oder sollen die Nominierenden auch andere Wahlvorschläge einreichen dürfen (Freitext Vorschlag)
Wählen Sie den „Freitext Vorschlag“, können die Vorschlagsberechtigten auch Kandidat:innen nominieren, die nicht auf der eingereichten Kandidierendenliste stehen.
Optional können Sie wählen, ob die Nominierten ihr digitales Einverständnis zur Kandidatur geben müssen oder nicht. Das Einverständnis kann nur von Nominierten gegeben werden, die aus der Liste ausgewählt werden. Bei einer freien Eingabe ist das digitale Einverständnis der Nominierten nicht möglich, da die vorgeschlagene Person nicht identifiziert werden können.
3. Einrichten des Verzeichnisses der Vorschlagsberechtigten
Für die Nutzung des Features „Durchsuchbare Kandidierendenliste und digitales Einverständnis“ müssen Sie die Excel-Datei mit Ihrem Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten anpassen. Zusätzlich zu den gängigen Spalten – E-Mail-Adresse, Name, Vorname, ID – benötigt POLYAS die Spalten „Nominieren“ und „Nominiert werden“. Hier hinterlegen Sie, ob der:die Vorschlagsberechtigte aktiv nominieren darf und oder nominiert werden darf oder nicht. Hierfür tragen Sie in die beiden Spalten entweder „YES“ oder „NO“ ein:
Bei aktiv und passiv Vorschlagsberechtigten, die sowohl Wahlvorschläge einreichen dürfen, als auch nominiert werden dürfen, tragen Sie folgendes ein:
- Spalte „Nominieren“: YES
- Spalte „Nominiert werden“: YES
Passiv Vorschlagsberechtigte dürfen ausschließlich nominiert werden, haben aber kein aktives Wahlvorschlagsrecht. Sie können sich somit nicht an der Nominierungsplattform anmelden:
- Spalte „Nominieren“: NO
- Spalte „Nominiert werden“: YES
Hinweis: Da passiv Vorschlagsberechtigte keinen Zugang zur Nominierungsplattform benötigen und somit auch keine Einladung bekommen, muss hier keine E-Mail-Adresse im Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten hinterlegt werden.
Aktiv Vorschlagsberechtigte können Wahlvorschläge einreichen, jedoch nicht selbst nominiert werden. Hierfür müssen die Spalten wie folgt ausgefüllt werden:
- Spalte „Nominieren“: YES
- Spalte „Nominiert werden“: NO
Achtung: Es ist nicht möglich, in beiden Spalten „NO“ einzutragen. Die:der Vorschlagsberechtigte muss mindestens eine Berechtigung haben.
-> POLYAS- Tipp: Laden Sie sich unsere Vorlage für das Erstellen Ihres Verzeichnisses der Vorschlagsberechtigten herunter: Excel-Vorlage. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.
Hinweis: Um das Verzeichnis manuell anzulegen, befolgen Sie Schritt 4 und befüllen das Verzeichnis im Anschluss daran im POLYAS Online-Wahlmanager per Hand.
Verzeichnis mit aktiv und passiv Vorschlagsberechtigten.
4. Attribute hinzufügen und durchsuchbare Spalten festlegen
Bevor Sie das Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten importieren, müssen Sie im POLYAS Online-Wahlmanager die Attribute „Nominieren“ und „Nominiert werden“ Ihrem Verzeichnis hinzufügen. Wechseln Sie dafür in den Reiter „Vorschlagsberechtigte“, klicken Sie auf „Attribute“ und fügen Sie unter „Neues Attribut hinzufügen“ „Nominieren“ und „Nominiert werden“ hinzu. Beide Attribute sind Pflichtangaben und somit zwingend anzugeben.
Unter „Attribute“ können Sie nun weitere Spalten Ihres Verzeichnisses der Vorschlagsberechtigten hinzufügen wie etwa den Nachnamen oder den Vornamen Ihrer Vorschlagsberechtigten. Haben Sie diese als Attribute hinzugefügt, sehen Sie in Ihrer Übersicht der Attribute die Spalte „Öffentlich“. Setzen Sie hier ein Häkchen bei Vor- und / oder Nachname, bedeutet dies, dass diese Spalten während des Nominierungsprozesses vom System durchsucht und Ihren Vorschlagsberechtigten als mögliche Eingabeoption angezeigt werden. Die Kombination aus Vorname und Nachname muss eine eindeutige Zuordnung ergeben. Ergänzen Sie im Zweifel weitere Angaben wie z. B. einen Fachbereich, um Verwechslungen bei der Nominierung zu vermeiden.
Ein Beispiel: Sie entscheiden sich, den Vornamen und den Nachnamen für die Suche freizuschalten. Würde einer Ihrer Vorschlagsberechtigten nun Otto Mustermann nominieren wollen, würde dieser sowohl vorgeschlagen, wenn er „Ot..“ eintippt als auch wenn er „Must…“ eintippt. Ist jedoch nur der Nachname freigeschaltet, würde er bei der Eingabe von „Ot..“ nicht vorgeschlagen werden.
Hinzufügen von Attributen im POLYAS Online-Wahlmanager.
Haben Sie alle Attribute hinzugefügt und die durchsuchbaren Spalten festgelegt, klicken Sie auf „Speichern“. Nun können Sie Ihr Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten entweder importieren oder manuell befüllen. Um das Verzeichnis zu importieren, klicken Sie unter „Vorschlagsberechtigte auf „Im- und Export“. Hier können Sie das Verzeichnis entweder per Drag-and-Drop hochladen oder Ihr Gerät durchsuchen.
Ordnen Sie im Anschluss daran den Spalten die entsprechenden Attribute zu und klicken Sie auf „Speichern“.
Sie können nun Ihre Nominierung final konfigurieren und anschließend fertigstellen.
Upload eines Wählerverzeichnisses mit aktiv und passiv Vorschlagsberechtigten.
5. Digitales Einverständnis einreichen
Aufgrund von gesetzlichen Vorschriften, der Satzung oder Wahlordnung sowie aufgrund von konventionellen Gründen kann es sein, dass bei Ihrer Nominierung ein persönliches Einverständnis der Nominierten erforderlich ist. Wenn Sie das Feature „Durchsuchbare Kandidierendenliste und digitales Einverständnis“ mit den Optionen „… mit digitalem Einverständnis“ buchen, haben die Nominierungsberechtigten auf der Nominierungsplattform die Möglichkeit, ihr Einverständnis zu geben, nachdem sie von anderen Nominierungsberechtigten nominiert wurden. Im Bereich „Digitale Einverständniserklärung(en)“ wird den Nominierungsberechtigten angezeigt, wie viele Nominierungen aktuell für sie vorliegen. Per Klick auf „Digitale Einverständniserklärung(en) bearbeiten“, gelangen die Nominierten zur Einverständniserklärung. Alle Nominierungen, mit denen sie einverstanden sind, können hier ausgewählt werden. So kann das Einverständnis persönlich durch die Nominierten eingereicht werden. Das Einverständnis kann während der Nominierungsphase auch wieder zurückgenommen bzw. später für neu hinzugekommene Nominierungen erteilt werden.
Für die:den Veranstalter:in sind die eingereichten Einverständniserklärungen für jede:n Nominierte:n einsehbar.
Einverständnis zur Nominierung digital einreichen.
