Erstellen Sie einen individuellen Einladungstext
- Einladung für die Nominierungsplattform erstellen
- Einfach per E-Mail versenden
- Zeitraum der Online-Nominierung festlegen
Verschicken Sie die Einladung zur Online-Nominierung einfach per E-Mail! Das ist kostengünstiger und umweltfreundlicher als der Briefversand und nimmt Ihnen Arbeit beim Einladungsmanagement ab. Die Vorschlagsberechtigten bekommen die Einladung zum Einreichen von Wahlvorschlägen zum Beginn der Nominierungsphase.
Zeitraum der Nominierungsphase bestimmen
Nachdem Sie die E-Mail-Adressen im Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten hinterlegt haben, können Sie den Start- und Endpunkt der Nominierungsphase festlegen.
Hierfür klicken Sie in der oberen Tab-Navigation zunächst auf "Einstellungen" und dann auf den Link neben "Zeitraum".
Legen Sie das Datum und die Uhrzeit der Nominierungsphase fest und wählen Sie Ihre Zeitzone.
Start: Die Voreinstellung ist auf "Sofort" gesetzt, die Online-Nominierung startet also direkt nach dem Bezahlvorgang. Sie können den Beginn Ihrer Nominierungsphase aber auch auf einen späteren Zeitpunkt festlegen.
Ende: Zu diesem Zeitpunkt endet die Online-Nominierung. Nach Ende der Nominierung können Sie die fertigen Wahlvorschläge ansehen und – wenn gewünscht – herunterladen.
Nominierungszeitraum festlegen.
Versand der E-Mail planen und Einladung gestalten
Zur Einladungs-Mail gelangen Sie, wenn Sie im Tab „Übersicht“ in der Zeile Einladung auf den entsprechenden Link klicken.
Standardmäßig werden die Mails mit dem Beginn Ihrer Online-Nominierung verschickt. Sie können die Einladung jedoch auch zu einem späteren Zeitpunkt versenden. Legen Sie dafür unter „Datum“ fest, an welchem Tag zu welcher Uhrzeit die Einladung versandt werden soll. Die Einladung zur Online-Nominierung wird erst verschickt, nachdem Sie diese bezahlt und somit versiegelt haben.
► Achtung: Sobald Sie die Online-Nominierung bezahlt haben, können Sie an diesen keine Änderungen mehr durchführen.
Gestalten Sie nun den Text Ihrer Einladung zur Online-Nominierung. Der Standardtext ist vollständig bearbeitbar und kann auf die Nominierungsberechtigten zugeschnitten werden. Achten Sie aber darauf, die Angaben in den {{doppelten Klammern}} beizubehalten, diese sind notwendige Platzhalter für Ihre Vorschlagsberechtigten und dienen zur Übermittlung der Zugangsdaten. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Die Einladung wird zu dem Zeitpunkt verschickt, den Sie zuvor im Bereich „Datum“ festgelegt haben.
Gestaltung des Textes der Einladung.
Verwendung von Platzhaltern
Um Ihre Einladung zur Online-Nominierung individuell und persönlich zu gestalten, können Sie weitere Platzhalter verwenden. Navigieren Sie hierfür im Modal zunächst zum zweiten blauen Info-Kasten und klicken hier auf „Weitere Infos“.
Es öffnet sich nun ein größeres Fenster, in welchem alle verfügbaren Platzhalter aufgeführt sind und Ihnen erklärt wird, was das System für den jeweiligen Platzhalter automatisch einfügt.
Ein Beispiel: Für den Platzhalter „{{title}}“ fügt das System automatisch den von ihnen hinterlegten Titel Ihrer Online-Nominierung ein.
Viele unserer Platzhalter hängen mit der Konfiguration des Verzeichnisses der Vorschlagsberechtigten zusammen und können auch nur in der Einladung eingesetzt werden, wenn die entsprechende Information im Verzeichnis hinterlegt ist.
Ein Beispiel: Mit den Platzhaltern {{salutation}} und {{lastName}} können Sie Ihre Vorschlagsberechtigten individuell ansprechen. Das System hinterlegt bei {{salutation}} die passende Anrede für den:die Vorschlagsberechtige:n und bei {{lastName}} den Nachnamen der Person. Dies funktioniert allerdings nur, wenn Sie sowohl die Anredeform als auch den Nachnamen im Verzeichnis angegeben haben. Hierfür müssen die Attribute „Anrede“ und „Nachname“ hinzugefügt und die Information hierzu für alle Vorschlagsberechtigten hinterlegt worden sein.
Platzhalter zur Gestaltung der Einladung.
