Verzeichnis hochladen oder manuell einrichten
- Verzeichnis einfach als Excel-Datei hochladen
- ID frei bestimmbar
- Auch manuelle Einrichtung möglich
Schnell erstellt: Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten
Um ein Verzeichnis aller Vorschlagsberechtigten auf der Nominierungsplattform anzulegen, klicken Sie im Online-Wahlmanager auf den Tab „Vorschlagsberechtigte“. Nun haben Sie zwei unterschiedliche Möglichkeiten: Sie richten die Liste der Vorschlagsberechtigten entweder händisch ein, oder Sie laden das Verzeichnis ganz einfach als Excel-Datei hoch.
Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten erstellen.
Zwei Wege zum Ziel
Upload des Verzeichnisses
Insbesondere bei sehr vielen Nominierungsberechtigten bietet es sich an, die Liste der Vorschlagsberechtigten hochzuladen. Klicken Sie hierfür auf „Import & Export“. Hier finden Sie im blauen Kasten unsere praktische Excel-Vorlage, mit der Sie Ihr Verzeichnis im Handumdrehen einrichten. Sie entscheiden, welche Attribute der Nominierenden im Verzeichnis zu sehen sein sollen.
Vorschlagsberechtigte importieren.
Manuelles Einrichten
Für das manuelle Einrichten genügt es, wenn Sie die E-Mail-Adressen der Nominierungsberechtigten unter „Verzeichnis“ in die dafür vorgesehenen Felder eintragen. Mit einem Klick auf „Attribute“ können Sie Ihrer Liste weitere Spalten hinzufügen, z. B. Vor- und Nachname der Vorschlagsberechtigten oder eine Mitgliedsnummer.
POLYAS-Tipp: Alle hinterlegten Attribute können als Platzhalter in Ihrer Einladung zur Online-Nominierung verwendet werden. So können Sie diese individuell und persönlich gestalten.
Besonderheiten bei Attributen
Festlegen der ID
Eines der Attribute im Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten dient als BenutzerInnen-ID, welche zusammen mit dem von POLYAS generierten Passwort die Zugangsdaten zur Online-Nominierung bildet. Wählen Sie zum Beispiel die E-Mail-Adresse oder die Mitgliedsnummer der Vorschlagsberechtigten aus, indem Sie das Kreis-Symbol in der entsprechenden Spalte anklicken.
Das gewählte Attribut wird automatisch vom System automatisch als Pflichtfeld markiert. POLYAS empfiehlt, für alle Nominierungsberechtigten eine eigene ID zu verwenden.
Festlegen der ID unter "Attribute".
Weitere Funktionen der Nominierungsplattform
Folgende Einstellungen können Sie außerdem vornehmen:
Export: Laden Sie das Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten mit allen Angaben aus dem Online-Wahlmanager herunter.
Hinweis: Wenn Sie statt dem Versand der Einladungen per E-Mail einen Versand per Post vornehmen möchten und hierfür die Zugangsdaten der Teilnehmer:innen benötigen, können Sie sich hierfür an den support@polyas.de wenden. Dieser kann Ihnen die Exportfunktion der Zugangsdaten freigeben. Das Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten muss hierfür final eingerichtet sein: Hierfür fügen Sie in den Einstellungen des Verzeichnisses der Vorschlagsberechtigten das Attribut ID hinzu. Diese kann eine Personalnummer o. Ä. sein. Wenn Sie mit unserer Vorlage arbeiten, können Sie die ID auch vor dem Import als Spalte anlegen. In den Einstellungen zu den Attributen muss die ID im Anschluss als Benutzer-ID festgelegt werden. Die ID und das Passwort bilden dann die Zugangsdaten für die Anmeldung an der Nominierungsplattform. Sie können dann das Attribut „E-Mail“ entfernen und den Einladungsversand per E-Mail über die Übersicht deaktivieren.
Das Support-Team benötigt für den Export dann die Kennung Ihres Projekts, welche Sie in der Übersicht finden. Im Anschluss daran erhalten Sie die Daten in einer Excel-Datei und können diese an Ihre Vorschlagsberechtigten verteilen.
Feature „Durchsuchbare Kandidierendenliste und digitales Einverständnis“
Sofern Sie über unseren POLYAS Support das Feature „Durchsuchbare Kandidierendenliste und digitales Einverständnis“ gebucht haben, müssen Sie einige Attribute im Verzeichnis als durchsuchbar markieren. Klicken Sie im Tab „Vorschlagsberechtigte“ auf „Attribute“ und markieren Sie in der Spalte „Öffentlich“, welches der Attribute von den Nominierenden gefunden können werden soll. Wir empfehlen, die Attribute „Vorname“ und „Nachname“ als durchsuchbar zu markieren.
Unter dem Reiter „Import & Export“ lässt sich das fertige Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten herunterladen. Sofern es bei Ihrer Online-Nominierung Wählergruppen gibt, können Sie über den Reiter „Wählergruppen“ anlegen. Mehr dazu hier >
