In wenigen Schritten ist Ihre Online-Nominierung erstellt
- Wahlvorschläge für die Nominierungsplattform erstellen
- Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten hochladen
- Einladungen versenden und Online-Nominierung starten
Nominierungsplattform: Wahlvorschlag einrichten
Zu Beginn sollten Sie sich im POLYAS Online-Wahlmanager registrieren oder anmelden. Klicken Sie im Menü auf „Neues Projekt“ und wählen Sie „Nominierungsplattform“. Klicken Sie nun in das Feld „Unbenannte Nominierung“ und geben Sie Ihrem Projekt einen Namen.
Klicken Sie auf den Tab Wahlvorschlag. Hier erstellen Sie die Wahlvorschläge/Nominierungen/Gremien, die die Nominierungsberechtigten zum Einreichen ihrer Wahlvorschläge nutzen können. Geben Sie dem Wahlvorschlag einen Titel und klicken Sie anschließend auf den Menüpunkt „Regeln“. Nun haben Sie die Auswahl zwischen einer Selbst-, Fremd- oder Listennominierung:
- Selbstnominierung: Die Vorschlagsberechtigten dürfen sich selbst nominieren? Dann wählen Sie diese Option
- Fremdnominierung: Hier schlagen die Nominierungsberechtigten eine andere Person für eine Kandidatur vor
- Listennominierung: In diesem Fall werden ganze Listen als Wahlvorschlag eingereicht
Im Fall von Listen- und Fremdnominierungen können Sie Ihrem Wahlvorschlag nun Spalten hinzufügen, zum Beispiel für Vor- und Nachnamen der Kandidierenden, Adressen oder sonstige Daten, und den Listennamen und / oder den Spaltentitel ein- oder ausblenden.
Regeln für Wahlvorschläge definieren.
Hinweis: Wenn Sie das Feature „Durchsuchbare Kandidierendenliste und digitales Einverständnis“ nutzen möchten, können Sie hier nur eine Spalte anlegen. Alle bereits vorhandenen Wahlvorschläge werden bei der Buchung des Features aus technischen Gründen gelöscht.
Bei der Selbstnominierung kann ausgewählt werden, ob ein:e Stellvertreter:in angegeben werden muss. Bei Listennominierungen können Sie den Vorschlagsberechtigten zusätzlich ermöglichen, eine:n Listenbeauftragte:n einzutragen, welche:r mit der Organisation der Liste beauftragt ist. Diese Angabe kann verpflichtend oder optional sein.
Selbstverständlich können Sie alle drei Verfahren auch in einem Nominierungsprojekt kombinieren. Im Folgenden erklären wir Ihnen die übrigen Optionen beim Einrichten der Wahlvorschläge:
Export/Import: Die Wahlvorschläge können auch im Excel-Format ex- bzw. importiert werden. Nutzen Sie zum Import die praktische Excel-Vorlage, die Sie unter dem Tab „Im- und Export“ in dem blauen Kasten finden.
POLYAS-Tipp: Sie möchten den Nominierenden die Möglichkeit geben, Dateien wie Scans von Einverständniserklärungen, Listen mit Stützunterschriften oder Informationen zu den Kandidierenden hochzuladen? Dann buchen das Feature „Datei-Upload während der Nominierung“, welches Sie unter dem Tab „Features“ im Online-Wahlmanager finden. Anschließend können Sie das Hochladen von Dateien in den Regeln für die Nominierung festlegen.
Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten erstellen
Legen Sie nun fest, wer nominieren darf. Klicken Sie auf den Tab „Vorschlagsberechtigte“. Bei der POLYAS Nominierungsplattform haben Sie dafür zwei unterschiedliche Möglichkeiten: Entweder Sie erstellen die Liste der Vorschlagsberechtigten manuell, oder Sie laden das Verzeichnis als Excel-Datei hoch.
Upload des Verzeichnisses: Gerade bei einer großen Anzahl von Nominierungsberechtigten empfiehlt es sich, die Liste der berechtigten Personen hochzuladen. Klicken Sie dafür auf „Import & Export“. Hier finden Sie eine praktische Excel-Vorlage, die Sie zum Erstellen Ihres Verzeichnisses verwenden können.
Manuelles Einrichten: Für das manuelle Einrichten reicht es, wenn Sie die E-Mail-Adressen der Nominierungsberechtigten unter „Verzeichnis“ in die dafür vorgesehenen Felder eintragen. Unter dem Reiter „Attribute“ können Sie Ihrem Verzeichnis weitere Spalten hinzufügen, z. B. Vor- und Nachname der Vorschlagsberechtigten oder eine Mitgliedsnummer.
Festlegen der ID: Eins der Attribute dient als ID, welche zusammen mit dem von POLYAS generierten Passwort die Zugangsdaten zur Online-Nominierung bildet. Wählen Sie zum Beispiel die E-Mail-Adresse oder die Mitgliedsnummer der Vorschlagsberechtigten aus, indem Sie das Kreis-Symbol in der entsprechenden Spalte anklicken.
Öffentliche Attribute: Markieren Sie die Attribute als "Öffentlich", die für alle Nominierenden im Nominierungsprozess und für Sie als Veranstalter in den Ergebnissen erscheinen sollen. Beachten Sie hierbei, dass eine eindeutige Identifizierung durch eine geeignete Anzahl und Auswahl öffentlicher Attribute möglich sein muss. Kombinieren Sie beispielsweise mehrere persönliche Angaben wie Vorname, Nachname und (Arbeits-)Bereich und wählen Sie die ID aus. Die Reihenfolge, in welcher die öffentlichen Attribute angezeigt werden sollen, können Sie durch die Abfolge der Zeilen bestimmen.
POLYAS-Tipp: Das Einrichten Ihres digitalen Verzeichnisses funktioniert bei der Online-Nominierung genau wie bei der Online-Wahl. Hier finden Sie eine ausführliche Anleitung >
Attribute für das Verzeichnis der Vorschlagsberechtigten festlegen.
Test durchführen, Zeitraum festlegen, und Einladung verschicken
Um das Einrichten der POLYAS Nominierungsplattform abzuschließen, sind nun nur noch wenige Schritte erforderlich. Diese führen Sie im Tab „Übersicht“ durch:
- Nominierung testen: Klicken Sie rechts unten auf den Button „Testen“, um zu überprüfen, ob Sie Ihre Online-Nominierung korrekt eingerichtet haben. Die Einladung zum Testen kann an bis zu fünf Personen verschickt werden. Die öffentlichen Attribute der Nominierenden sind im Falle der Testnominierung nur die E-Mail-Adressen der Testpersonen.
- Zeitraum festlegen: Klicken Sie im POLYAS Online-Wahlmanager auf den Tab „Übersicht“ und dann auf den Link neben „Zeitraum“. Die E-Mail-Einladungen für die Vorschlagsberechtigten werden standardmäßig zu dem Zeitpunkt verschickt, den Sie als Startpunkt für Ihre Online-Nominierung festlegen. Sie können den Zeitpunkt des E-Mail-Versands aber auch anpassen.
- Einladung gestalten: Klicken Sie im POLYAS Online-Wahlmanager auf den Tab „Übersicht“ und dann auf den Link neben „Einladung“. Den Text der E-Mail können Sie anpassen. Nur die Platzhalter Benutzer-ID und Passwort sollten Sie nicht löschen, denn hier werden automatisch die Zugangsdaten für die Vorschlagsberechtigten eingefügt. Allerdings können Sie weitere Platzhalter einfügen.
- Nominierung bezahlen und starten: Mit der Bezahlung starten Sie Ihre Nominierung zum zuvor ausgewählten Zeitpunkt. Klicken Sie dazu auf „Fertigstellen“. Unsere Preise finden Sie hier >
POLYAS-Tipp: Auch das Testen, Festlegen eines Zeitraums und Erstellen der Einladung funktioniert auf der Nominierungsplattform analog zur Online-Wahl. Schauen Sie sich für weitere Informationen daher in unserem Hilfecenter für die Online-Wahl um. Mehr erfahren >
Gestaltung der Einladung zur Online-Nominierung.
Eingegangene Wahlvorschläge/Nominierungen herunterladen
Sobald das Nominierungsprojekt gestartet ist, können Sie über den Tab „Nominierungen“ die eingegangenen Wahlvorschläge jederzeit als Excel-Datei herunterladen.
Sobald die Online-Nominierung abgeschlossen ist, können Sie den Status der Nominierung sowie alle eingereichten Wahlvorschläge im Tab „Nominierungen“ herunterladen. Dabei stehen Ihnen die Datei-Formate Excel und PDF zur Verfügung. Sofern Sie das Feature „Datei-Upload“ gebucht haben, können Sie zusätzlich die von den Vorschlagsberechtigten hochgeladenen Dateien als ZIP-Datei herunterladen.
Download der Ergebnisse und Wahlvorschläge im Online-Wahlmanager.
