Wir werden häufig gefragt, wie zu einer Online-Wahl oder einem Live Voting eingeladen werden kann

Die Standardkonfiguration sieht vor, dass die Wahl- bzw. Stimmberechtigten per E-Mail eingeladen werden. Es ist also ausreichend, lediglich die E-Mail-Adressen der wahl- bzw. stimmberechtigten Personen im Wählerverzeichnis zu hinterlegen, sodass sich die teilnehmenden Personen mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem individuellen vom System generierten Kennwort einloggen.

Den Zeitpunkt sowie die Inhalte der Einladungs-E-Mail können Sie frei wählen, standardmäßig werden sie jedoch zu Beginn des Abstimmungszeitraumes versendet.

Hier finden Sie Details zur Einladung per E-Mail. 

Als Wähler-ID, also als für die Anmeldung der Stimmberechtigten relevantes Kriterium, können Sie auch ein eigenes eindeutiges Attribut anstatt der standardmäßig vorgesehenen Email-Adresse definieren. Hier bietet sich eine Mitgliedsnummer oder andere eindeutige Kennung an.

Der E-Mail-Versand durch das System lässt sich bei Bedarf deaktivieren. Durch eine supportseitige Freischaltung des Exports des Wählerverzeichnisses inklusive der Zugangsdaten im Profil der Wahlleitung ist eine eigenständige Verteilung der Zugangsdaten durch Sie (eigenes Mailing, postalisch etc.) möglich. 

Sie erhalten dann eine Excel-Datei mit allen von Ihnen angelegten Wahlberechtigten und deren Zugängen (die Passwörter werden vom System im Rahmen des Exports generiert), womit Sie anschließend die eigenständige Verteilung dieser Daten sowie des Links zum digitalen Wahllokal (zu finden in der Projektübersicht) durchführen können. Bitte beachten Sie, dass das Wählerverzeichnis für den Export final konfiguriert sein muss und der Export inklusive der individuellen Zugangsdaten das Wählerverzeichnis automatisch versiegelt.

Zur Freischaltung der Exportfunktion benötigen wir lediglich die eindeutige Projekt-Kennung aus der Projektübersicht. Eine Freischaltung ist im Normalfall kurzfristig durch eine Kontaktaufnahme mit dem Support per E-Mail an [email protected] möglich. Bitte beachten Sie hierbei unsere Geschäftszeiten von Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr.

Gerne möchten wir Ihnen eine Anleitung zur Einrichtung eines Projektes mit eigenständigem Versand an die Hand geben: 

Hierzu müssen Sie sich ein weiteres Wählerattribut in den Einstellungen des Wählerverzeichnisses (zu erreichen über das Zahnrad) hinzufügen, welches Sie als “Wähler-ID” - also als für die Anmeldung relevantes Kriterium - über die gleichnamige Spalte definieren. Es bietet sich an, hierfür das Attribut "ID" aus der Auswahl zu verwenden. Alternativ können Sie auch ein eigenes Attribut hinzufügen. Dieses Attribut sollte zudem als “eindeutig” definiert werden, damit das System prüft, dass jede ID nur einmal vorliegt. Als Wähler-ID können Sie eine beliebige eindeutige Kennung verwenden, beispielsweise eine Personal- oder Mitgliedsnummer. Oder Sie verwenden eine zufällige laufende Nummer mit beliebig vielen Stellen. Diese Informationen können Sie auch mithilfe unseres Imports in Excel aufbereiten. Nutzen Sie hierzu gerne unsere Vorlage.

Das Attribut E-Mail können Sie anschließend bei Bedarf löschen und den Einladungsversand per E-Mail können Sie in der Konfiguration der Einladung übergreifend deaktivieren.